2019年7月29日
請求書は証憑書類に分類される「取引の証拠となる文書」であるため、記載内容に誤りがあってはなりません。発注者側から料金を受け取るために発行する重要な文書ですので、1つ1つ確認を行いながら作成しましょう。しかし、ヒューマンエラーが起きないという保証はありません。請求書のヒューマンエラーリスクが高い項目は、以下の通りとなります。
役所や保険会社などの書類で記載に誤りがあった場合は、訂正箇所に二重線を引き訂正印を押した上に正しく書き直すということで成立しています。しかし、請求書は受注者側が発行するため、二重線での訂正や修正ペン、修正テープでの訂正は厳禁です。
ただし、合計金額ではなく内訳の金額に訂正が必要な場合には、二重線と代表者の訂正印でも問題ないとされています。とはいえ、内訳であっても請求書に二重線で訂正をすること自体が失礼となるため、必ず請求書を再発行しましょう。
具体的な訂正・再発行の方法は下記の通りです。
取引先への提出前に請求書の誤りが発覚した場合は、取引先にわざわざ連絡する必要はありません。しかし、取引先に請求書を提出済みの場合には、誤りを発見次第、迅速に取引先に連絡を入れる必要があります。
連絡手段はメールや書面ではなく、誠意をもって電話連絡を行いましょう。
その上で担当者に繋がらない場合にはメールを送信し、請求書に誤りがあったこと、一度電話で連絡した旨を記載してください。
再発行する際も「請求金額の誤りのお詫び」と題したお詫び状(下記にて詳しくご説明します)と共に、「再発行」と記載した請求書を取引先へ提出しましょう。
請求書は発注者側から料金を受け取るための書類となるために、受注者側のミスは許されません。早急に確認する旨を伝え、誤りを確認次第速やかに取引先に連絡を入れましょう。その際、請求書に誤りがあったことを丁重にお詫びすると共に、請求書を改めて再発行させて頂く許しを得なければなりません。
再発行の許可を頂いた場合には、早急にお詫び状と再発行した請求書を作成しましょう。挨拶文は、以下のような内容を取り入れてください。
○年○月○日
○○株式会社
○○部 ○○様
○○株式会社
○○部 ○○○○
この度は、○月○日に弊社から発行した請求書のご請求金額に誤った金額を記載し、誤った金額のままご請求いたしましたことを深くお詫び申し上げます。
今後、このようなことが二度と起こらないよう、管理を徹底し改善対策を実施してまいりますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
尚、誤りがあった箇所は以下の通りです。お詫びして訂正させて頂きます。
大変お手数をお掛け致しますが、お差し替えの程、何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ書中を持ちましてお詫び申し上げます。
敬具
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今回は請求書の訂正と再発行の方法についてご紹介しました。請求書は私たちの生活の中でも身近な証憑書類です。これまでご紹介してきた請求書作成のマナーやポイントは、1度に要点を覚えきれないかもしれません。しかし、直接利益に繋がる文書であるため、請求書の作成は取引相手に失礼がないように慎重に行う必要があります。
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