2019年7月29日

請求書の訂正と再発行する方法

請求書は証憑書類に分類される「取引の証拠となる文書」であるため、記載内容に誤りがあってはなりません。発注者側から料金を受け取るために発行する重要な文書ですので、1つ1つ確認を行いながら作成しましょう。しかし、ヒューマンエラーが起きないという保証はありません。請求書のヒューマンエラーリスクが高い項目は、以下の通りとなります。

  • 金額の桁数
  • 単価
  • 数量
  • 取引内容と異なる請求
  • 日付

役所や保険会社などの書類で記載に誤りがあった場合は、訂正箇所に二重線を引き訂正印を押した上に正しく書き直すということで成立しています。しかし、請求書は受注者側が発行するため、二重線での訂正や修正ペン、修正テープでの訂正は厳禁です。
ただし、合計金額ではなく内訳の金額に訂正が必要な場合には、二重線と代表者の訂正印でも問題ないとされています。とはいえ、内訳であっても請求書に二重線で訂正をすること自体が失礼となるため、必ず請求書を再発行しましょう。

具体的な訂正・再発行の方法は下記の通りです。

▼請求書の誤りに、自分で気づいた場合

取引先への提出前に請求書の誤りが発覚した場合は、取引先にわざわざ連絡する必要はありません。しかし、取引先に請求書を提出済みの場合には、誤りを発見次第、迅速に取引先に連絡を入れる必要があります。
連絡手段はメールや書面ではなく、誠意をもって電話連絡を行いましょう。

その上で担当者に繋がらない場合にはメールを送信し、請求書に誤りがあったこと、一度電話で連絡した旨を記載してください。
再発行する際も「請求金額の誤りのお詫び」と題したお詫び状(下記にて詳しくご説明します)と共に、「再発行」と記載した請求書を取引先へ提出しましょう。

▼取引先から「請求書の内容に誤りがある」と連絡があった場合

請求書は発注者側から料金を受け取るための書類となるために、受注者側のミスは許されません。早急に確認する旨を伝え、誤りを確認次第速やかに取引先に連絡を入れましょう。その際、請求書に誤りがあったことを丁重にお詫びすると共に、請求書を改めて再発行させて頂く許しを得なければなりません。

再発行の許可を頂いた場合には、早急にお詫び状と再発行した請求書を作成しましょう。挨拶文は、以下のような内容を取り入れてください。

【挨拶文】

○○株式会社○年○月○日

○○部 ○○様

 ○○株式会社
○○部 ○○○○

ご請求書に関するお詫び状

この度は、○月○日に弊社から発行した請求書のご請求金額に誤った金額を記載し、誤った金額のままご請求いたしましたことを深くお詫び申し上げます。今後、このようなことが二度と起こらないよう、管理を徹底し改善対策を実施してまいりますので、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。

尚、誤りがあった箇所は以下の通りです。お詫びして訂正させて頂きます。

誤り  総合計 \○○○,○○○
訂正  総合計 \○○,○○○

大変お手数をお掛け致しますが、お差し替えの程、何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ書中を持ちましてお詫び申し上げます。

 敬具

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WEB請求書発行システム楽楽明細のご紹介

今回は請求書の訂正と再発行の方法についてご紹介しました。請求書は私たちの生活の中でも身近な証憑書類です。これまでご紹介してきた請求書作成のマナーやポイントは、1度に要点を覚えきれないかもしれません。しかし、直接利益に繋がる文書であるため、請求書の作成は取引相手に失礼がないように慎重に行う必要があります。

そこでおすすめしたいのが、請求書データをアップロードするだけで簡単にWEB上で請求書を発行できる楽楽明細です。万が一、請求金額の誤りなど、謝った請求書を送ってしまった場合、WEBでの発行であれば郵送と比較し、スムーズに修正や再発行処理をすることも可能です。

  1. 請求データをCSVデータかPDFデータでアップロード
  2. 楽楽明細が請求書を作成・発行
  3. 発行先に合わせてWEB発行、メール添付、原本郵送を行います。

楽楽明細の特長は以下の通りです。

  • 請求書以外にも納品書、支払明細書、見積書などあらゆる帳票を簡単にWEB発行が可能。
  • 現在使用中の各帳票レイアウトをそのまま再現し利用できる。
  • アップロードの際のデータ連携が簡単に行うことができる。(CSVデータ or PDFデータ)
  • 発行先ごとに、ダウンロードWEB発行、メールPDFファイル添付、原本郵送を選択できる。

楽楽明細を利用して請求書をWEB発行することで、次のように様々なメリットが生まれます。

  • 請求書を作成する「印刷・封入・発送」の作業工程をカット
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  • 帳票とチラシや書面も同封が可能
  • 即日発行と予約発行の選択が可能なので、得意先の希望に合わせて素早く請求書を届けられる
  • 認証フロー機能を活用し、二重チェックによるミス防止
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