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請求書を電子化するとどうなるの?請求書電子化の概要とメリット

2015年10月1日

請求書の電子化について、興味があるけど詳しく知らない、調べたことがない、という方は多いのではないでしょうか。

請求書を発行する側の作業はどのくらい減るの?
受取側はどのように請求書を受け取るの?
どの位費用がかかるの?

など、気になる点はいくつもあるかと思います。

そこで本記事では、請求書を電子化すると発行する自社側や、請求書を受取る取引先側でどのような変化があり、どのようなメリットがあるのかをまとめました。

請求書の電子化とは?

請求書の電子化とは、ずばり「請求書をWEBサービス上で発行し、PDFなどのデジタルデータで顧客に届けること」です。請求書を電子発行する専用ソフトに、請求データ取り込み発行をします。ソフトの簡単な操作のみであらかじめ指定しておいた請求書フォーマットを元に請求書が作成され、取引先はメール添付や専用ページからダウンロードすることで請求書を受け取ることができます。

請求書を発行する側にとっては、請求内容を請求書に転記し、印刷をして、押印し、挨拶状をつけ、三つ折りし、封入し、宛名を書き、切手を貼って、郵便局に持っていく…といった工程の多かった作業を、請求書発行ソフトにデータを取り込み、発行日時を指定するだけ、という極めて少ないものにすることが出来ます。

請求書電子化によるメリット

請求書を電子化することにより生まれるメリットを、役割別により深く見て行きましょう。

請求書発行担当のメリット

  • 請求書の発行におけるムダな作業を減らすことが出来る
  • オンラインで請求書を発行するので、修正や再発行にすぐ対応できる

請求書受取側のメリット

  • オンライン上で請求書が発行されるので、受取までに時間がかからない
  • 過去の請求書データをいつでも見られる

請求書発行ソフトを導入した企業のメリット

  • 郵送費や資材費など、請求書発行にかかる経費が0円になる
  • 請求書発行担当の稼働が削減され、残業代や稼働コストを減らすことが出来る

請求書電子化への移行時には、請求書発行ソフトの設定や、取引先への連絡などの作業が必要になりますが、長い目で見ると請求書を電子化することのメリットは多いと言えるでしょう。

請求書の電子化に興味があれば、まずは資料請求を

請求書電子化ソフトは各社よりリリースされています。まずは資料を取り寄せて、自社の請求書発行規模にあっているか、本当に作業は楽になるのか、ソフトの使い勝手はどうなのか、など確かめてみるのがいいでしょう。

クラウドサービスであれば、導入費用を安く抑えられ、バージョンアップも多くいつでも最新の機能を使用できます。

クラウド型の請求書電子化ソフト「楽楽明細」では、詳細資料のほかに、無料で使用できるトライアルも用意しておりますので、是非お気軽にお問い合わせください。

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