紙の請求書をシステム導入で電子化するとどうなる?請求書電子化の概要と5つのメリット

2015年10月1日(2019年4月更新)

紙の請求書をシステムの導入により電子化することについて、興味があるけど詳しく知らない、調べたことがない、という方は多いのではないでしょうか。

実際、紙の請求書を発行する作業をやめて、請求書発行システムを導入すると、発行する側の作業はどのくらい減るの?
また、逆に請求書の受取側はどのように請求書を受け取るの?
どの位費用がかかるの?
など、気になる点はいくつもあるかと思います。

そこで本記事では、請求書を電子化した場合、発行する自社側や、請求書を受取る取引先側でどのような変化があり、どのようなメリットがあるのかをまとめました。
請求書作業の効率化や、コスト削減をお考えの皆様のお役に立てれば幸甚です。

請求書の電子化とは?

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請求書の電子化とは、ずばり「請求書をWEBサービス上で発行し、PDFなどのデジタルデータで顧客に届けること」です。

請求書を電子発行する専用ソフトに、請求データ取り込み発行をします。
ソフトの簡単な操作のみであらかじめ指定しておいた請求書フォーマットを元に請求書が作成され、取引先はメール添付や専用ページからダウンロードすることで請求書を受け取ることができます。

請求書を発行する側にとっては、請求内容を請求書に転記し、印刷をして、押印し、挨拶状をつけ、三つ折りし、封入し、宛名を書き、切手を貼って、郵便局に持っていく…といった工程の多かった作業を、請求書発行ソフトにデータを取り込み、発行日時を指定するだけ、という極めて少ないものにすることが出来ます。

また請求書を受け取る側にとっても、請求書を電子化した形でメールやダウンロードで受け取ることができるので、緊急で請求書をもらいたい時などには即時に受け取ることができ、さらに請求書を会計ソフトや経費管理のファイルに転記する際は、CSVで受け取ることができれば、コピーペーストですることができます。
これ以外にもたくさんのメリットがありますので、次にご紹介します。

請求書電子化による5つのメリット

請求書を電子化することにより生まれるメリットを、役割別により深く見て行きましょう。

請求書発行担当のメリット

メリット1請求書の発行におけるムダな作業を減らすことが出来る

請求書の発行には、まず封筒と紙を用意。無ければ、購入が必要となります。次に、用意した紙に請求書を印刷します。その請求書を1枚1枚三つ折りにし、封筒へ封入作業を行います。誤って他社の情報を封入してしまうと個人情報の流出になってしまうので注意が必要です。
封入が完了したら切手を貼って、郵便局に持っていきます。
なお、2018年7月1日より、郵便物の集荷廃止があったことに伴い、持ち込みの負担は従来以上に増しています。
しかし、請求書の電子化による電子発行をすることができれば、請求データさえ作成してしまえば、あとは面倒な作業は一切必要ありません。
やることは、請求書のデータをシステムにアップロードするだけです。あとは請求書発行システムが自動で請求書を電子発行してくれます。
結論、請求書の電子化を行えば、大幅に業務は改善することになります。
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メリット2オンラインで請求書を発行するので、修正や再発行にすぐ対応できる

請求書を発行した際に、次に問題になるのは請求書の修正や再発行への対応です。例えば、既に請求書を発送した後で、請求内容に誤りがあった場合を見てみましょう。
まず、郵送で請求書を送る場合、担当者は正しい請求書を印刷し、再度印刷・封入作業をし、郵便局へ投函する必要があります。コストと作業時間が再度発生してしまいます。
しかし、請求書を電子化し、請求書発行システムを利用すれば、修正対応、修正後の再発行といった一連の流れをその場でスピーディーに行うことができます。膨大な作業時間を削減することができ、人件費などのコストも大幅に削減することに繋がります。そして、こうした作業時間を他のクリエイティブな別の業務に当てることで、会社としての業績向上や経費削減に大きくつながっていくことになります。
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メリット3郵送費や資材費など、請求書発行にかかる経費が0円になる

請求書の発行作業には上述した通りの膨大な単純労働が発生します。つまり必然的に、クリエイティブではない作業に人件費が発生することになります。さらに、紙を買ってきたり、印刷をしたりといったコストもかさみ、郵送代もかかることになります。
こうしたコストを、請求書の電子化は大幅に削減してくれます。
どのくらい削減してくれるかを試算することもできますので、ぜひ一度請求書電子化によるコスト削減シミュレーションをご利用ください。
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請求書を受け取る側のメリット

メリット4オンライン上で請求書が発行されるので、受取までに時間がかからない

請求書が電子化されたデータでメールやダウンロードで受け取ることができるため、緊急を要しているときなどにとても重宝します。例えば、「月次決算の関係上、第1営業日に請求書が手元にないといけない」といった会社にとっては、郵送では期日に間に合いません。電子データで請求書を受け取れるほうが、利便性が高くなるのです。

メリット5過去の請求書データをいつでも見られる

電子化された請求書は、場所を取らないので、ファイルデータとして格納をしておくことができます。請求書や、その他の保存期間のある帳票データもありますので、保管しておくことができるのは大きなメリットです。また、いつでも過去のデータを検索してみることができるため、探すのにも手間がかからず、大きな時間削減になります。
※受け取った請求書については、7年間の原本保管が義務付けられている為、電子データの保管とは別に、印刷した原本の保管も必要となります。原本の保管を無くしたい場合は、下記コラムをご参照ください。

【コラム:e-電子法と電子帳簿保存法】

e-電子法平成17年に施行された法律で、それまで紙での保存が義務付けられていた書類の一部が、要件を満たすことによってスキャンした電子データとして保存ができるようなりました。請求書の保存義務期間は7年と定められており、紙媒体での保存は業務効率化や経費面での課題になっていました。そのため、e-電子法の施行を受け、請求書の保存を電子化したデータに変更したという会社が多く発生しました。
なお、もともと紙で保管していた書類を電子化での保存に変更する場合は、事前に税務署長の許可を得る必要があり、変更の3カ月前までに申請書の提出義務があります。さらに、この許可は各書類ごとの許可が必要です。申請書は税務署の窓口に加えて国税庁のホームページでも入手できます。詳しくは顧問税理士や自社の法務部門などに確認することをお勧めします。
参照:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm
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このように、請求書電子化への移行には大きなメリットがあることがわかっていただけたのでは無いかと思います。
請求書発行ソフトの設定や、取引先への連絡などの作業が必要になりますが、長い目で見ると請求書を電子化することのメリットは多いと言えるでしょう。

請求書電子化によるデメリット

それでは逆に請求書を電子化することによる、デメリットというものはあるのでしょうか。
メリットもあれば、大抵デメリットも存在するのが一般的です。
ここではデメリット面もしっかり認識していただき、請求書電子化における検討材料にしていただければ幸いです。

デメリットと言われている事1全ての企業が電子化を受け入れてはくれない


「電子請求書ではなく郵送で送ってほしい」という企業は一定数存在します。実際に請求書を電子化した企業の事例ですが、7~8割ぐらいの企業が電子請求書に移行でき、2~3割郵送が残ってしまうのが一般的です。ただ、最近の電子請求書発行システムは電子発行だけでなく、郵送希望の顧客には自動で郵送も代行してくれるものもあるので、2~3割の請求先企業に対しての業務効率やコスト(人件費抑制)もしっかり改善することができます。

デメリットと言われている事2請求先企業の負担→従来の業務フローの変更の必要なし

次によく言われているのが、請求先企業の負担です。請求先企業が請求書の電子化に対応するために、業務フローを変えなければいけないなどの問題があると言われています。受け取った請求書は7年間の原本保管が義務付けられていますが、電子請求書を自社で印刷したものも原本と認めらます。
請求書はデータで届くというだけで、紙で印刷して保管すればいいだけなのです。

こうした形で、よくデメリットだと言われている事象も解決してしまうのが、請求書の電子発行システムです。しかし、電子発行システムの中にはこうした問題に対処できていないものもありますので、選定は慎重に行う必要があります。
この点、帳票発行システムの「楽楽明細」は、お客様の声を元にシステム改修をし、しっかりとご要望に対応してきたため、あらゆる状況に対応可能です。

請求書電子化をする際に送る案内文

請求書を電子化するには、電子化をしましたということを請求先の取引企業に周知をしなければなりません。その際に、どのような案内文を作成したらよいでしょうか。

結論から申しますと、選択的に「電子化しましたが、従来どおり郵送も選べます。どちらにしますか?」というような文言にするよりも、「〇月から電子化しますのでよろしくお願い致します。不明点はお問い合わせください。」というように言い切ることが、とても大事になります。郵送と電子請求書を選べるような案内状にすると郵送希望の顧客が増えてしまいますので、「請求書を電子化します」と言い切る方が電子請求書を受け入れてくれる率を高めることができるのです。
この点「楽楽明細」では、請求書の電子化にあたっての案内文もご用意しており、まだメールアドレス等の情報が取得できていない場合の取得フォームなどもご用意していますので、安心して請求書発行システムの導入を進めることができます。

請求書の電子化に興味があれば、まずは資料請求を

請求書電子化ソフトは各社よりリリースされています。まずは資料を取り寄せて、自社の請求書発行規模にあっているか、本当に作業は楽になるのか、ソフトの使い勝手はどうなのか、など確かめてみるのがいいでしょう。
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クラウド型の請求書電子化ソフト「楽楽明細」では、詳細資料のほかに、無料で使用できるトライアルやコスト削減シミュレーションも用意しておりますので、是非お気軽にお問い合わせください。
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