2019年8月30日

見積書のFAX送付の注意点

見積書をメールに添付して送る場合には、以下の注意点に気を付けましょう。

1.見積書(PDFファイル)を開いて確認しましょう。

ExcelやWordで作成した見積書データをPDFファイルで変換した時に、問題なくPDFを開き見積書の内容を確認できるかを確認しましょう。

2.PDFファイル名と見積内容に間違いがないか確認しましょう。

PDFファイル名と見積内容が一致しているか、見積内容に誤りがないか送る前には必ず確認しましょう。

3.メールに見積書(PDFファイル)が添付されていることを確認しましょう。

メールに見積書を添付して送る際は、送信する前に必ず見積書が添付されているか確認しましょう。

4.メールの題名は明確に記載しましょう。

一目見ただけで見積書が添付されているメールであることが分かるように、メールの件名は以下のように記載しましょう。

件名:【御見積書添付】
件名:○○株式会社 御見積書
件名:お見積書送信のご案内

5.メールの文章を作成しましょう。

見積書をメールに添付して送る場合には、メールに記載する文章は以下のようにしましょう。

  1. 宛名
    会社名、部署、氏名を詳細に明記しましょう。
  2. 文章
    挨拶文と共に、見積書を添付して送る旨を記載しましょう。
  3. 添付ファイル名
    添付するファイルを間違えるなどのミスを防ぐためにも、添付するファイル名を記載しましょう。
  4. 差出人名
    会社名、住所、TEL、FAX、担当者名を記載しましょう。

件名:【御見積書添付】

1○○株式会社
○○部 ○○○○様

2この度は、お見積もりのご依頼を頂き、誠にありがとうございます。
見積書(PDFファイル)を添付させて頂きます。
ご査収の程、何卒よろしくお願い致します。

尚、ご不明な点などございました際には、なんなりとお問い合わせください。

3

添付ファイル名:○○御見積書.pdf

4○○株式会社
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町 ○○ビル ○階
TEL: ○○○-○○○-○○○○
FAX: ○○○-○○○-○○○○
E-MAIL:○○○@○○.JP
担当:○○

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