納品書は、取引先へ納品する商品・サービスと併せて提出する書類です。商品の品名・数量・合計金額といった重要な情報が記載された証憑書類で、納品物の正確性を保つ役割があります。
そんな納品書発行の負担を減らす方法がないか、お悩みの経理担当者の方も多いでしょう。この記事では、納品書を自動作成する方法を解説するため、ぜひ経理業務でお役立てください。業務を自動化して、正確かつ効率的な帳票作成を実現しましょう。
なお、納品書を電子化するメリット・デメリットをさらに詳しく知りたい方は、以下の関連記事も併せてチェックしてみてください。
一つ目は、表計算ソフトのエクセルを使う方法です。エクセルを活用すれば、納品書に記載する数量・金額の合計を自動的に計算できます。あくまでも一部の計算を自動化するのみですが、コストをかけずに実施できるのがポイントです。
エクセルは多くの企業ですでに導入されているため、ほとんどコストをかけずに自動化できます。また、エクセルは業務で使い慣れているソフトなので、従業員の教育にかかる手間もかかりません。
エクセルで自動化する際に複雑な関数・マクロ・VBA(Visual Basic for Applications)を使うと、ファイルの管理・運用が属人化するおそれがあります。また、たとえ一部の計算を自動化したとしても、販売管理システムの内容を手作業で転記しなければならないので、手間や人的ミスのリスクを完全には避けられません。エクセルで自動化できるのは、あくまでも納品書を作成する部分のみで、業務全体の効率化は難しいといえるでしょう。
STEP1)印刷用紙のサイズを設定する
初めに、シートの用紙サイズを設定します。A4サイズに設定するのが一般的です。
STEP2)要素を入力する
納品書に必要な項目を設定します。基本的に必要なのは、以下の要素です。
複数の案件で使い回せる形式でフォーマットを作成するとよいでしょう。
STEP3)セルに関数を組み込む
数量や合計金額のセルにSUM関数を組み込み、自動計算する仕組みを作ります。
マクロやVBAを使うと作業効率化が期待できますが、専門知識が必要です。そのため、インターネット上で配布されている無料のテンプレートをダウンロードするのも一つの手です。既存のテンプレートをベースに、自社の仕様に合わせて調整するだけで完了するので、ゼロから作るより時間がかかりません。
納品書のエクセルテンプレートは以下のページで無料配布しています。
納品書のエクセルテンプレートはこちらから>>>
納品書の記載項目については以下の記事でも詳しく解説しています。作成の基礎からチェックしたい方はこちらも併せてご覧ください。
関連記事:「納品書を発行する必要性は?記載事項や作成する際のポイント」
二つ目は、専用システムを導入して請求業務全体をオンラインで行う方法です。この方法なら、帳票データから自動で納品書を作成できるようになります。
専用システムを導入すると、納品書の作成から納付まで、業務フローを全体的に効率化できます。納品書の印刷、三つ折り、封筒への封入、郵便ポストへの投函まで多くの手間とコストを削減できるのがメリットです。納品書の発行枚数が多い企業では、大幅な業務効率化を実現できるでしょう。
また、システムで納品書を自動作成すれば、記載ミスの防止につながります。さらに、ワンクリックで取引先情報と紐づけられた登録企業へ正確に送付できるため、宛先ミスを防げるのもメリットです。業務効率化と人的ミスの防止を実現できます。
専用システムを利用するには、初期費用や月額費用などの導入コスト・運用コストが発生するのが注意点です。サービスによって搭載されている機能や料金に違いがあります。費用対効果を高めるためにも、自社に適したシステムを選ぶことが大切です。
ここまで「エクセルを使う方法」と「システムを導入する方法」をご紹介しました。なかでもおすすめなのは、二つ目にご紹介したシステムを導入する方法です。
システム導入には一定のコストがかかるものの、長期的に見ると費用対効果が高いといえます。業務効率化や生産性向上によって、結果として投資した費用を回収できるケースがほとんどなのです。では、具体的にどんなシステムを選べばよいのでしょうか。
最後に、納品書を自動作成するシステムの選び方を解説していきます。機能・使用感・サポートなどのポイントで比較検討して、自社に適したシステムを選定しましょう。
まずはシステムの機能面をチェックして、自社に必要な機能を網羅した製品を選びましょう。その際、現状の課題を明確化すると必要な機能を特定できます。例えば、納品書以外の書類発行まで効率化したいなら、複数の帳票に対応可能なシステムがおすすめです。また、紙やFAXでの発行を希望する取引先が混在する煩雑さを改善したいなら、多様な送付方法に対応できるタイプのシステムが適しています。
カスタマイズ性の高いシステムを導入すれば、納品書を電子データ化した以降も、使い慣れた紙の納品書と同じデザインで書類を発行できます。既存の納品書フォーマットに合わせて柔軟に書類を発行できるシステムなら、従来の納品書の項目や書き方を変更する必要がありません。
また、承認フローを柔軟に設定できるかどうかも重要なポイントです。柔軟性の高いシステムであれば、導入後にオペレーションを大幅に変更する際の負担を軽減できます。さらに、運用しながら変更することもできるため、組織変更に応じてオペレーションを微調整するなど、導入後の運用面でも大きなメリットがあります。
システム導入を推進するためには、まず現場にシステムを定着させる必要があります。早急に定着させるには、全ての従業員がスムーズに使えるような“使いやすさ”が重要です。操作方法やメニュー画面のボタン配置がわかりやすく、ITやデジタル製品に苦手意識を持つ従業員でも感覚的に使いこなせるシステムが理想的でしょう。
サポート体制が充実したベンダーを選ぶと、導入前後の現場の負担を軽減できます。一般的に、導入前後はシステムの操作方法や新たな業務フローを覚える必要があるので、運用に慣れるまでに一定の時間がかかります。この期間は現場が混乱しやすいので、導入準備のフォローや問い合わせ対応をはじめとした、手厚いサポートを受けられるベンダーを選ぶと安心です。
ここまで、納品書を自動作成する方法を解説しました。納品書に限らず、経理業務では多種多様な書類を発行します。専用システムを導入すると、あらゆる書類発行を自動化できるのがメリットです。数あるシステムのなかでもクラウド型電子請求書発行システム「楽楽明細」は、現場での使いやすさにこだわった画面設計で、スムーズな定着が期待できます。
「楽楽明細」は帳票レイアウトの柔軟性が高く、納品書に記載する内容を自由に選べます。システムの操作が苦手な方でも簡単に使いこなせるシンプルな画面設計で、現場でストレスなく活用できるのが強みです。さらに、納品書の送付方法の選択肢が多く、WEB発行・メール送付・FAX・郵送などの方法から取引先の希望に応じて選べます。納品書の受領側でも簡単に操作できるので、「取引先から受け入れられやすい」と好評です。文書のデータ化にともない取引先から電子取引の同意を得る際も安心できます。
納品書以外にも、システム上で見積書・注文書(発注書)・検収書・請求書・領収書といったあらゆる帳票発行の自動化が可能です。「楽楽明細」の導入メリットや便利な機能一覧は、無料の資料でご案内しています。以下のページからご提供しているため、お気軽にお問い合わせください。
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