納品書は、企業が取引先へ商品・サービスを納品するときに、内容を証明する目的で発行されます。取引先が発注した品物の種類・数量・金額などに誤りがないかを確認し、正確な取引を実現するための証憑書類です。
万が一、何らかの事情で納品書を紛失してしまったり、記載内容に誤りがあったりした場合、書類を再発行することは可能なのでしょうか。この記事では、ビジネスシーンにおける重要書類である納品書の再発行について解説します。また、紙ベースのやり取りを電子化するメリットにも触れるため、請求業務の効率化でお悩みの担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
結論からお伝えすると、取引先が手続き上で納品書を必要としている場合、再発行に応じても問題ありません。
ビジネスシーンでは、何らかの事情によって納品書の再発行を求められるケースがあります。「送付した納品書の内容に誤りや記載漏れがある場合」「納品先が書類を紛失した場合」などです。
納品書の内容に問題があるときはもちろん再発行が必要です。取引先の過失によって再発行を求められた場合も、企業間の関係性を考慮して速やかに応じるのが望ましいでしょう。
そもそも納品書は、法律で発行が義務づけられている書類ではありません。そのため、再発行も不要とされる可能性があります。具体的には、「納品時に代金の支払いが行われる場合」「定期納品や長期契約の場合」などは納品書の発行そのものが省略されることも珍しくありません。商習慣として納品書が必要とされる場合のみ、再発行の対応をすれば問題ないといえます。
納品書を再発行するときは、以下のポイントを押さえて適切に対応しましょう。ここでは、納品書を再発行する際のポイントを解説します。
一般的に、納品書には文書管理のために「管理番号」が通しで割り振られています。納品書を再発行するときは、一度目と同じ管理番号で発行しましょう。再発行前と同様の書類である旨を示すことで、取引先の混乱を防ぐ意味合いがあります。
納品書を再発行する場合、発行日欄には元の納品日を記載したままで、日付の変更は行いません。再発行した時点で日付を変更してしまうと、実際の納品日がわからなくなるおそれがあります。社内外の混乱を避けるためにも、注意しておきましょう。
再発行する納品書には、わかりやすい場所に「再発行」と明記しておきましょう。これにより、再発行の対応を行った事実を記録に残すことができます。また、以降に紛失した納品書が見つかった場合、誤って二重処理するリスクを避けられます。
納品書の内容に誤りや記入漏れがあった場合、まず自社の不備で迷惑をかけてしまった点を謝罪するとともに、速やかに再発行の手続きを行うことが大切です。自社側のミスで再発行の必要性が生じたケースでは、特に相手先への配慮が求められます。納品書を再度送付する際も、一言お詫びの言葉を添えるとよいでしょう。
紙の納品書を再発行する手順をご紹介します。以下の3つのステップで作業を進めましょう。
まず、納品書の内容に誤りや記載漏れがないか確認しましょう。訂正が必要な箇所があれば、取引先と確認した上で該当部分を修正しましょう。また、印刷する前に再度書類の見直しを行ってください。
該当部分の修正が完了したら、納品書を再度印刷します。再発行の旨を明記する際は、書類に「再発行」と記載した上で印刷したり、印刷後に「再発行」のスタンプを押したりして対応します。
印刷した納品書を三つ折り・封入して、郵送の手続きを行います。自社の対応が完了してから相手先へ納品書が到着するまでにタイムラグが発生する点に留意しておきましょう。緊急の場合は、事前に取引先へ連絡した上で、FAXにて対応するのもおすすめです。
紙の納品書は通常の発行でも多くの手間がかかります。再発行する場合も多くの手作業が発生し、二度手間となってしまいます。このような場合は専用システムを導入し、納品書発行を電子化するのも一つの手です。専用システムなら書類の発行から送付までの業務フロー全体を自動化できます。業務効率化の課題を抱えているなら、システム導入によって納品書の電子データ化を検討してはいかがでしょうか。
ここまで、納品書の再発行に関する基礎知識をご紹介しました。納品書の紛失や記載ミスなどのトラブル時は、速やかに書類を再発行してください。また、その際は再発行前と同じ管理番号で書類を作成し、「再発行」と明記するなど、管理の混乱を防ぐ配慮も欠かせません。
このように納品書の再発行では対応に多くの手間がかかり、スピード感のある対応を求められます。そんなとき、電子納品書なら簡単に即時再発行が可能です。
紙で対応すると、再発行した書類を再び印刷・三つ折り・封入する作業が発生し、さらには郵送で到着するまでに数日かかってしまうというデメリットがあります。しかし、システムで納品書をデータ化すれば、即時発行が可能になるため、再発行後にメールやWEBからのダウンロードなどの方法で速やかに相手先へ届けることができます。
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