納品書を発行する必要性は？記載事項や作成する際のポイント

2024年9月20日

納品書を発行する理由

納品書は、受注側の企業が取引先に商品・サービスを納入するときに発行する帳票です。書類には、商品名や内容のほか、日付・個数・金額などの明細が記載されています。法的に発行義務はないものの、日本では商習慣から発行するケースが多いです。

納品書の役割については、以下の関連記事で詳しく解説しています。納品書の重要性の理解をより深めたい方は、こちらも併せてチェックしてみてください。

関連記事：「【徹底解説】納品書の役割とは？」

そんな納品書を発行する理由として、大きく以下の3点が挙げられます。

1. 納品物を正確に把握するため
2. 発注側に安心感を与えるため
3. 納品後のトラブルを回避するため

納品書には、納品物を取引先へ正確に提供したことを証明する役割があります。納品した商品・サービスが契約内容の通りであるかが納品書を見ればわかるようになるため、請求のトラブル防止やスムーズな取引につながるのです。

請求書に加えて納品書も発行するのはなぜ？

ここまで、納品書の役割について確認しました。

しかし、商品・サービスの納品後は発注先へ請求書を送付するのに、なぜわざわざ内容がほとんど同じな納品書を発行するのでしょうか？

その理由は、納品書には請求書の内容を保証する役割があるためです。例えば多数の納品物を扱う場合、前もって納品書を発行して確認を済ませていれば、請求書作成の段階で納品物を確認する必要がなくなるというメリットがあります。

納品書と請求書の違いについては以下の関連記事でより詳しく解説しています。合わせてご覧ください。

関連記事：「納品書と請求書の違いは？役割や書き方、発行タイミングについて詳しく解説」

冒頭の疑問の通り、納品書と請求書はほぼ同じ内容になるため、納品書と請求書の役割を兼ね備えた「納品書兼請求書」という形式の書類も存在します。納品書兼請求書を発行する場合は、インボイス制度に則って内容を記載する必要があります。その際、一般的な納品書の内容に加えて、以下の記載項目を追加しましょう。

インボイス制度に対応した適格請求書の書式に関しては、国税庁のサイトでご確認ください。

参考：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

納品書を発行する際の記載事項

納品書の書式に法的な決まりはないものの、納品を証明する目的があるため、以下の記載事項を盛り込んで書類を作成しましょう。

納品書を発行する際は、これらの記載事項を抜け漏れなく記載するよう心掛けましょう。

納品書を発行するときのポイント

納品書を発行する際は、以下の点に注意してください。ここでは、納品書の作成方法や記載内容において押さえておきたいポイントをお伝えします。

納品書の形式を揃える

まずは納品書を適切に発行する社内体制を整備しましょう。基本的には、自社の納品書のテンプレートを用意しておき、全ての取引先へ形式を揃えて発行します。ただし、取引先から形式を指定された場合は、個別にフォーマットを調整する手間がかかる点に留意しておきましょう。

見積書・発注書と納品書の内容を揃える

取引で発行する一連の証憑書類は、すべての内容が揃っている必要があります。すべての書類の内容が揃っていることは、両者の合意が形成されている証拠となるのです。取引に関わる見積書・発注書・納品書・検収書・請求書・領収書などそれぞれの内容が合致しているかしっかり確認しましょう。

納品書の発行でよくある課題と解決策

納品書の発行について、効率化したいと悩んでいる企業は少なくありません。特に納品書は見積書や請求書などの書類と内容がほとんど同様であるため、「何度も同じ内容の書類を作成するのは面倒なため手間を省きたい」と考えている担当者の方もいらっしゃるでしょう。また、取引先の件数が多いとその分作成から発送までの手間も増えるので、業務が煩雑になりがちです。

これらの課題を解消するには、システムを導入して納品書発行を自動化することが効果的です。システムを活用すれば、帳票データから納品書を自動で作成でき、面倒なデータ記入や転記作業が不要となるためミスも減らせます。さらには、紙での発行とは異なり、ファイリング作業や保管場所が不要となるのでコスト削減につながります。納品書発行の業務プロセス全体を効率化できるのが大きなメリットです。

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専用システムを活用して納品書発行を効率化するのがおすすめ！

ここまで、納品書発行の基礎知識や業務効率化の方法を解説しました。納品書は一連の取引の中で納品物を正確に提供した証明となる重要な書類です。しかし、その発行には手間や負担がかかるため、発行業務の手間を削減したいと考える担当者も多いでしょう。そんな時には、専用システムを導入することで、納品書の電子化と発行の自動化を実現し、課題解決が期待できます。なかでもおすすめなのが、クラウド型電子請求書発行システム「楽楽明細」です。

「楽楽明細」は、納品書や請求書、支払明細などの帳票をWEB上で発行し、自動で取引先まで届けるシステムです。帳票フォーマットはレイアウトの柔軟性が高いため、自社や取引先のニーズに合わせた形式での発行が可能です。

また、簡単なボタン操作でWEBからのダウンロード・メール・FAX・郵送代行など複数の方法で送付できるため、紙での発行を希望する取引先がある場合も、個別対応ができるため安心です。さらに、導入までのサポート体制が充実しているので、システムが現場に定着しやすいのもポイントです。

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