領収書関連業務を代行依頼するメリットや注意点は？
依頼できる業務内容についても解説

監修者：川口 拓哉（税理士）更新日：2023年3月14日

領収書関連業務の代行とは？

領収書関連業務の代行とは、通常経理担当者が行う領収書の整理やデータ入力作業などをアウトソーシング会社や会計事務所に代わりに行ってもらうことです。料金は依頼先によって異なり、領収書の枚数によって料金が変わる従量制の依頼先もあれば、「月額○○円」という定額制で契約できるところもあります。

以下、それぞれのサービス内容をご紹介します。

① 領収書の整理・データ入力

領収書原本を郵送またはデータ転送をすると、日付順など希望した方法での整理整頓のうえ、領収書の内容を全て入力してくれます。データ入力フォーマットは指定することも可能です。納品データを自社で使っている会計ソフトのフォーマットに合わせてくれるサービスもあるため、その場合は受領したデータをインポートするだけで、経費関係の入力作業が完了します。

② 仕訳データの作成

税理士事務所や会計事務所では、データ化した領収書（経費）の情報から勘定科目を入れた仕訳を作成してくれるところもあります。仕訳データは発注側が普段使用している会計ソフトに合わせて、そのままアップロード可能な形式・並びで納品してもらうことも可能です。その他、オプションで減価償却費の計算をしてくれる事務所もあります。

③ スキャンによるデータ化

郵送した領収書原本をスキャニングし、後日スキャンデータと原本を返却してもらえるサービスです。事前に不備の対象となる定義（例：宛名がない、金額が不鮮明など）を伝えておくことで、スキャニング時に対象の領収書を選り分けてくれるケースもあります。これを活用することで、郵送前に領収書を事前に確認する必要もなくなります。

④ 領収書の発行代行

領収書データを送ると、印刷・封入・発送の一連の発行作業を行ってもらえるサービスです。サービスによっては、領収書を送付する方法（封筒もしくはハガキ）や用紙サイズなど、さまざまなカスタマイズを行うことが可能です。

領収書関連業務の代行サービスを活用する4つのメリット

領収書関連業務の代行サービスを活用するメリットとして、次の4つがあります。

以下、それぞれのメリットをご紹介します。

メリット① 経理担当者が本業務に集中できる

伝票作成や仕訳、領収書や請求書の作成など、時間を要する煩雑な作業を代行依頼することで、会社の利益に直結するようなコア業務に時間を割くことができるようになります。

メリット② 手間を削減できる

代行を依頼する業務を自社で行う必要がなくなるため、経理担当者の手間を削減することができます。領収書の整理やデータ化、仕訳データの作成、領収書の発行といった面倒な業務を自社で行う必要がなくなるため、その分の経理担当者の手間を削減することができます。手間が削減されれば、精神的な負担も軽減されるでしょう。

メリット③ ミスが少なくなる

代行業者の担当者は、領収書周りの業務に特化したスタッフです。そのため、他にも多くの経理業務を同時並行で担当する一般の経理担当者よりも領収書業務に関する習熟度は高く、ミスが発生する可能性も低くなります。

メリット④ 人的コストを削減できる

社内での業務がなくなることで、その分の人的コストを削減することができます。ただし、代行サービスの利用料が発生するため、事前に見積もりをもらい費用対効果を確認するとよいでしょう。

代行サービスでの対応が難しい場合もある

領収書が以下のような場合は、代行サービスで対応ができない場合もあります。

それぞれのケースで、「領収書の整理・データ入力」、「スキャンによるデータ化」、「仕訳データの作成」、「領収書の発行」の4つの領収書関連業務のうち、どの部分が代行サービスでの対応が難しいのか、詳しくご説明します。

① 但し書きや日付の記入漏れがある

この場合、代行サービスでは、領収書の整理・データ入力及び仕訳データの作成の対応は難しくなります。スキャンによるデータ化のみであれば対応できるでしょうが、納品されるデータは但し書きや日付が欠落したものとなります。

② 領収書・レシートの紛失・もらい忘れ

領収書の原本やレシートが無い場合は、当たり前ですが代行サービスで、領収書の整理・データ入力や、仕訳データの作成・スキャンによるデータ化は出来ません。

③ 経費扱いの判断ができない場合

この場合、仕訳データの作成の代行は困難です。たとえば、クライアントとのミーティングで飲む缶コーヒーを自動販売機で購入した場合、領収書が発行されないことから経費扱いの判断ができません。証拠がなければ経費として認められないため、仕訳データの作成の代行も困難になります。

④ 秘密性が高いプロジェクトに関する領収書の場合

この場合、代行の依頼自体は可能ですが、情報漏洩のリスクがあるため注意が必要です。情報管理の仕方に信頼がおける業者に依頼したり、業者と守秘義務契約を締結したりすることによってリスクを軽減することはできますが、データを外部に渡す以上、リスクをゼロにすることはできないことを認識する必要があります。

領収書関連業務の代行を依頼する際の注意点

領収書関連業務の代行をアウトソーシング会社や会計事務所へ依頼するにあたっては注意点もあります。

1つ目の注意点は、「個人情報が漏洩するリスクがある」という点です。領収書を依頼先へ送る場合、領収書の情報を渡すことになるため、依頼先のセキュリティ体制次第では領収書の紛失や情報漏洩が生じてしまう可能性もゼロではありません。

2つ目の注意点は、「依頼内容の急な変更やイレギュラー対応が難しい」という点です。代行契約書には作業内容の範囲と作業手順を明示するのが通常であるため、基本的には契約から逸脱した依頼や判断を要するイレギュラーな対応を代行してもらうことは困難です。このようなイレギュラー対応は依頼先では実施できないため、自社での対応が必要になります。

3つ目の注意点は、「依頼先への指示に手間がかかる」という点です。領収書の入力作業や発行作業など、自社で行っている既存の業務フローをマニュアル化できていない場合は、依頼先に説明する手間が発生します。

システムを活用する手段もある

領収書関連業務の手間削減や効率化の手段として、代行を依頼するだけでなく、経費精算システムや、領収書発行システム、AI-OCRシステムなどを活用するという手段もあります。システム利用の場合も、代行と同様に手間を大きく削減できる上、これまでご説明してきた代行依頼の注意点をクリアしながら手間を削減できます。

具体的には、システムであれば自社内で作業が完結することから、イレギュラーな事象が発生しても柔軟な対応が可能で、外注先による情報漏洩のリスクも軽減でき、更に外注先に作業を説明する手間も不要です。その上、時間を要する煩雑な作業の処理をシステムに任せることによって、「経理担当者が本業務に集中できる」「手間が削減できる」といった、代行のメリットも享受することができます。

「システム」というと、難しそうに感じる方もいるかもしれません。しかし、簡単に操作できるシステムもあるため、システム導入に不安のある方でも安心です。

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まとめ

領収書関連業務の代行とは、通常経理担当者が行う領収書関連業務をアウトソーシング会社や会計事務所に代わりに行ってもらうことです。代行依頼をするメリットには、コア業務に集中できること、手間を削減できること、ミスが少なくなること、人的コストを削減できることの4点が挙げられます。ただし、領収書に不備がある場合など、代行会社での対応が難しいケースもあるため注意が必要です。

領収書関連業務の手間削減には、システムを利用する方法もあります。システムを利用すれば、情報漏洩のリスクも低く、外注先への説明の手間もかけずに代行のメリットを得ることができます。ぜひ自社に合った代行サービスやシステム利用を検討してください。

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