領収書はメールで送っても大丈夫？
メールで送るメリットや送り方のポイントを解説

監修者：川口 拓哉（税理士）更新日：2023年1月30日

領収書はメールで送っても大丈夫？

電子帳簿保存法の影響もあり、この機会に領収書を電子化する企業も多いのではないでしょうか。とはいえ、「どこまで電子に変更していいのかわからない」という悩みを抱えている担当者が多いのが現実です。法律的には電子化された領収書にも、紙の領収書と同様の効力があります。よって、領収書をメールで送っても問題ありません。ここでは、経理担当者がよく触れる領収書の取り扱いについて解説します。

メールで送られた領収書は法律的にも有効

メールに添付された領収書は法律的に有効です。ただし、取引相手の社内ルールや業界の慣行への配慮が必要となります。まだ紙で郵送している企業も多いですが、電子帳簿保存法の改正を契機に見直しをするのもよいでしょう。

メールで送る領収書には印鑑や印紙が不要

メールで送る領収書に、印鑑や印紙は不要です。もともと領収書の印鑑は、法律上必須ではありません。ただし、メールに添付した領収書と同様、取引相手の社内ルールを配慮する必要があります。取引先が領収書を決裁に回すとき、社内ルール上押印がなければ認められないなど申し出があった場合には、今後の取引面も考慮して臨機応変に対応すべきでしょう。

領収書をメールで送る際の送り方

印紙や押印が不要とはいえ、領収書をメールに添付して送る場合の方法はさまざまです。誰もが良く知るところではPDFやワード、エクセルの利用、あるいはメール文章そのものに領収書の情報を記載する方法などあります。ここで、それぞれの送り方について詳しく見ていきましょう。

PDFにしてメール添付

ワードやエクセルで作成した領収書をPDF化し、メールに添付して送付する方法です。PDF化しているため原則相手方に内容が編集されることはありません。特別なソフトを使用すれば修正されてしまう可能性もゼロではないためPDFファイルの編集を「許可しない」設定にしておくと安心です。

Word・Excelをメール添付

作成したワードやエクセルを、そのままメールに添付する方法です。この場合、記載内容を編集されないよう保護をかける必要があります。また、ワードやエクセルを使用していなかったり、インストールされていないパソコンを使用していたりするケースがあるため、事前に取引先への確認が必要です。

メール文章そのものに記載する

メールの文章の中に領収書の情報を記載する方法です。メール文章そのものを領収書として扱うことは可能ですが、その場合、他の領収書と同様に「宛名」「受領金額」「受領日」「但し書き」「送り元の住所と連絡先」の記載が求められます。また、メールは一定期間を過ぎると自動的に削除されてしまうことがあるため、自動削除されてしまう前に確実に保管しましょう。

領収書をメールで送る5つのメリット

領収書を電子化し、メールで送付することで、さまざまなメリットが生まれます。効果が期待できるのは紙代や印紙代等のコスト削減、送付した領収書を検索・保管しやすくなる等の業務効率化です。以下で詳しくみていきましょう。

メリット１：紙代や印紙代等のコストを削減できる

紙の領収書の場合、領収書の記載金額が5万円以上であれば印紙税がかかります。たとえば、記載金額が500万円超1,000万円以下の領収書を発行する場合、1通あたり2,000円の印紙を貼付する必要があります。しかし、メールで送れば印紙税もかからず、印紙代のコストが削減可能です。例えば記載金額が500万円の紙の領収書を年間100枚発行している企業の場合は、領収書発行方法をすべてメールに変更すれば年間20万円のコスト削減につながります（2,000円×100枚=20万円）。また、50%の取引先をメール対応に変更しても年間10万円のコスト削減になるのです。

メリット２：印刷・封入の手間を削減できる

領収書をメールに添付することで印刷と封入の手間が省けます。従来必要だった手作業が「不要」になるため、効果を感じやすい部分でしょう。さらに、領収書を電子で作成した場合には、領収書を手書きする時間も削減することができます。

メリット3：保管スペースが不要になる

紙ではなく電子データで作成すれば、保管スペースの確保が不要です。企業によっては膨大な量の領収書を、段ボールに入れて積み上げているというケースもあるでしょう。しかし、メールなら物理的な管理が不要なので、職場をキレイに整理整頓された状態に保てます。

メリット4：探しやすく、必要な時にすぐに確認できる

メールに添付する場合、紙でなくデータでの管理となり、ファイル名で検索することが可能となるため、欲しい領収書データが探しやすくなります。膨大な量の領収書の束から探し出す必要もなくなるため、効率化が図れるでしょう。さらに、誰もがアクセスしやすくなるというメリットもあります。

メリット5：感熱紙で文字が消える心配がない

感熱紙の領収書は、時間が経つと印字面が消えてしまい判別できないことが珍しくありません。しかし、メールに領収書を添付すれば、電子で保存できるので消える心配はありません。領収書の保存期間は最低7年間であるため、感熱紙での保管は得策とは言えないでしょう。

メール送信時の注意点

領収書をメールで送信する場合、注意しなければならないポイントがあります。ここで、具体的な内容を解説しますので確認しておいてください。

必要事項の記載

領収書は、以下の必要事項の記載がないと、証拠書類として認められません。メール送信前に、全て記載されているか確認しましょう。

また、区分記載請求書等保存方式や「適格請求書等保存方式（いわゆるインボイス制度）」に則って領収書を発行・交付する場合には、領収書に消費税法等で定められた事項を記載する必要があります。区分記載請求書等保存方式と適格請求書等保存方式で領収書に記載すべき事項は次のとおりです。

区分記載請求書等保存方式	適格請求書等保存方式
① 領収書発行者の氏名または名称	① 領収書発行者の氏名または名称及び登録番号
② 取引年月日	② 取引年月日
③ 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）	③ 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
④ 税率ごとに区分して合計した税込対価の額	④ 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜きまたは税込み）及び適用税率
⑤ 領収書受領者の氏名または名称	⑤ 税率ごとに区分した消費税額等
	⑥ 領収書受領者の氏名または名称

誤送信に注意

メールは簡単に送信できるというメリットがある一方、送信してしまうと取り消しができないので、宛先や添付ファイルが間違っていないかどうか注意が必要です。取引先によって単価が異なるような取引では、他社に関する情報が漏れてしまう危険性があります。

パスワードをかける

誤送信を含めたセキュリティ対策として、パスワードの設定をおすすめします。企業によっては経理部門や営業部門など、1つのメールアドレスを複数人が使用している場合があるでしょう。領収書は会社の数字の一部なので、周囲に知られたくない情報が含まれていることがあります。そのため、内部対策としても簡単に閲覧できないようにしておくことがおすすめです。
また、パスワードをメールで送る場合は、添付している領収書と別に送信するなど配慮が求められます。取引先と自社で、事前にパスワードを決めておくのも方法の1つです。

領収書をメールで送る際の例文

領収書をメールで送付する場合、相手に確実に開封してもらわなければなりません。そのためには、タイトルにも工夫が必要です。また、メールの文書の内容にも気遣いが求められます。
例えば以下のような文例なら、ビジネス文書としても適しています。紙で送付していたときの添え状代わりとして覚えておくと、文面を作成しやすいでしょう。

＜文例＞
例えば、ABC株式会社から注文を受けた備品消耗品代を、11月30日付で入金確認できたと仮定します。領収書はPDFで作成しメールに添付した場合の文例です。

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
ABC株式会社　経理部
〇〇　〇〇 様(取引先の経理担当者名)

いつもお世話になっております。DEF株式会社の△△(担当者名)です。
先日ご請求させていただきました「備品消耗品」の代金ですが、
11月30日付けでお振込の確認をいたしました。
お忙しい中、迅速なご対応ありがとうございます。
領収書をPDFファイルにてお送りいたしますので、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
添付ファイルの内容が見られないなどの不備がございましたら、
お手数ですがご一報いただければと思います。

-----
【添付内容】
・備品消耗品領収書(PDF)　1通
-----

今後とも、よろしくお願いいたします。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

「領収書をPDFファイルにてお送りいたします」という文言を挿入すれば、もしもファイル添付が漏れていた場合に相手から確認の連絡を入れてもらえます。また、添付ファイルが閲覧できない場合も、同様に確認を受けられるでしょう。

確実に開封してもらうにはタイトルの工夫がカギ

文例を利用した場合、タイトルは「備品消耗品領収書のご送付について【ABC株式会社】」などとしておきます。そうすれば、相手はタイトルを見ただけでメールの内容を推測できるでしょう。領収書の添付されたメールと分かれば、迅速に処理されるはずです。

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これからシステムの導入を検討するのであれば、改正電子帳簿保存法の観点からペーパーレスが主流になるため、「WEB発行（WEBページからのダウンロード）」の検討をおすすめします。

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まとめ

領収書はメールで送付でき、法律的にも有効であるため問題はありません。しかし、相手側の環境によっては、添付された領収書が閲覧できない場合もあるでしょう。領収書を添付するなら、事前に確認をとることが必要です。
また、区分記載請求書等保存方式に対応した領収書を発行している企業の場合は、インボイス制度開始により記載内容の追加・変更が必要になります。事前に詳細を確認し、必要な記載事項が漏れないようにしてください。

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