領収書は郵送しても良い？郵送方法や送付状に関するマナーについても解説

監修者：谷澤 佳彦（税理士）更新日：2023年2月17日

領収書は郵送しても良い？

領収書は、郵送しても特に問題はありません。領収書の送り方に関して法律上の規定はなく、請求書や納品書、見積書などの書類と同様に普通郵便で送ることができます。

現金をそのまま郵便で送付する場合は、郵便法により「現金書留のみ」と定められているため、「現金書留」もしくは現金を為替証書に換えて送付する「郵便為替」のいずれかの方法を選択しなければなりませんが、領収書はあくまで支払いを受け取った証明書であり金券には該当しないため、普通郵便で送っても問題はありません。

領収書の郵送方法

領収書は、支払代金の受け取りを証明する重要な書類であることから、一般的な普通郵便での郵送をマナー違反と感じる方もいるでしょう。
そのため、領収書に記載された金額に関係なく、安易に普通郵便にすることは避けた方が良いといえます。
普通郵便以外の郵送の選択肢として、次の3つの方法が挙げられます。

簡易書留

簡易書留は、郵送物を申し込んだ日時や取引先が受け取った日時が記録される郵便方法です。対面手渡しとなるため郵便受けから盗難されるリスクが低いのが特徴ですが、万が一郵便物が届かなかった時でも、損害賠償保険として上限5万円までの保障が受けられます。

また、受け取りの際にはサインや印鑑が必要になることから、確実にその人へ届くため、送り先の間違いを減らすことができるのがポイントです。

レターパック

レターパックはA4サイズのものが送れるサービスで、日本全国どこに送っても一律の郵送料であることが特徴です。「レターパックプラス」と「レターパックライト」の2種類あり、それぞれの違いとして、次のような点が挙げられます。

・レターパックプラス（対面手渡し）･･････一律520円
・レターパックライト（ポストに投函・厚さ3㎝以内）･･････一律370円

どちらも追跡サービスが可能であり、配達状況を確認できますが、レターパックプラスは対面手渡しであるのに対し、レターパックライトはポスト投函になります。そのため、紛失のリスクは簡易書留やレターパックプラスに比べるとやや高まります。なお、レターパックの配達は土日や休日も行っている点もポイントといえます。

特定記録

特定記録とは、郵便物を引き受けたことを記録してくれるサービスです。郵便物の受付を証明する受領書が発行されます。配達状況はインターネットで確認できるため、取引先に届いたかどうかを知ることが可能です。ただし、郵便物は手渡しでなく、取引先のポストに配達されるため、受取の証明書などはありません。そのため、紛失のリスクは対面手渡しの簡易書留やレターパックプラスに比べるとやや高まります。

	簡易書留	レターパックプラス	レターパックライト	特定記録
配達方法	手渡し	手渡し	ポスト投函	ポスト投函
料金	郵送料+320円	一律520円	一律370円	郵送料+160円
配達日	平日・土日・休日	平日・土日・休日	平日・土日・休日	平日のみ
紛失・破損時 の補償	5万円まで	なし	なし	なし

（2023年1月時点）

領収書を郵送する際の送付状について

領収書を送付する際には、送付状を同封します。領収書に限らず、請求書や見積書を送付する際にも送付状を添付するのが一般的ですが、特に領収書は代金の受取りを証明する重要な書類となるため、領収書のみ送付すると、受け取る人によっては失礼な印象を持たれてしまう可能性があります。一言お礼を添えて送付するのがよいでしょう。

送付状の書き方

送付状には、次のような項目を記載します。

・宛名（会社名、担当者名など）
宛先が法人の場合は、（株）や(有)と略さずに正式名称を記載します。また、部署名や担当者名も記載することで、受取人までスムーズに届きやすくなります。大きな組織の場合、郵便を開封するのが窓口担当というケースもありますので、宛名は詳しく記載しましょう。

・日付（送付する日）
送付状の日付は領収書の日付ではなく、書類を送る当日です。

・挨拶・入金のお礼
簡単な挨拶に加え、お礼の言葉も忘れずに記載しましょう。

・送付する書類の名称、数量
送付する書類の名称や枚数などの内訳を明確に記載することで、受取人が、内容に不足がないことを確認しやすくなります。

・差出人名（送付する会社名、担当者名など）
差出人として送付する側の会社名や住所、担当者名などを記載します。会社の角印や担当者印を押印することで、文書としてより正式な扱い方になるでしょう。

送付状の文例

ここで解説した記載項目を元にした送付状のサンプルをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

領収書を郵送する際の封筒について

領収書を郵送する際の封筒に、特に決まりはありません。上記でご紹介した簡易書留や特定記録などに対応する一般的な封筒を使用します。大きさについても規定はありませんが、ビジネスマナーとしては茶封筒でなく白封筒を使用する方が好ましいでしょう。
また、郵送する際には封筒に何が入っているかがわかるよう、表側に「領収書在中」と明記しましょう。
なお、レターパックの場合は、それ自体が封筒の役割を果たしていますので、クリスタルパック（OPP袋）にまとめた送付状と領収書のセットをそのままレターパックに封入するのが一般的です。

領収書を郵送する際の注意点

領収書を郵送する際には、次の5つのポイントに注意しましょう。

それぞれ以下で詳しく解説します。

領収書の控えを忘れずに保管しておく

領収書の控えは法律上、原則7年、最大10年（欠損金を繰越する場合）の保管義務があるため、必ず保管しておくようにしましょう。
法令順守のためだけでなく、原本が一つしかないものを郵送してしまうと、どのような内容の書類を送ったのかわからなくなり、トラブルにつながるリスクがあるため、トラブル防止のためにも控えの保管は重要です。また、税務調査で調べられることもあるため、整理して保管しておくことが重要です。

会社宛の場合、部署名・担当者名まで記載する

会社宛てに領収書を郵送する際は、受取人までスムーズに届くよう、会社名だけでなく、部署名や担当者名まで記載しましょう。また、担当者名は重複する可能性もあることから、苗字だけではなく名前まで記載するのがよいでしょう。

切手の料金を間違えないようにする

切手が必要な郵便の場合は、切手の料金に不足がないように注意します。封書の重さを誤り、料金が不足していて送り先が負担したというケースは少なくありません。郵送する前にきちんと適切な料金を確認してから切手を貼りましょう。

クリスタルパック（OPP袋）に入れる

万が一外側の封筒が濡れてしまっても、領収書が濡れたり汚れたりしないように、クリスタルパック（OPP袋）に入れるなど配慮するとよいでしょう。

郵送後にメールで連絡する

領収書の送付後にメールで連絡することで、受取人側も郵送で届く領収書に気づきやすくなります。トラブル防止のため、また、相手への気遣いとして実践することをおすすめします。

領収書を電子発行するケースも増えている

テレワークの普及や電子帳簿保存法の影響もあり、領収書を電子データとして発行するケースも増えています。電子化してメール添付したり、システムを利用して電子発行したりすることで、さまざまなメリットを得ることができます。

たとえば、領収書を電子化することにより、郵送の手間を削減できます。また、紙代、印刷代、封筒代、収入印紙代、郵送代などのコスト削減につなげることも可能です。

領収書を電子化するメリットについては以下の記事で詳しく解説しています。

「電子帳簿保存法改正で領収書の扱いはどう変わる？電子化するメリットと注意点についても解説！」

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領収書や請求書の電子化には電子請求書発行システム「楽楽明細」がおすすめです。領収書はもちろん、請求書や見積書など、あらゆる帳票を電子発行できるクラウド型のシステムで、送付まで自動化することができます。
紙の場合に必要だった、印刷、封入、発送などの作業がゼロになるため、業務を大幅に効率化することができるでしょう。

また、「楽楽明細」は電子帳簿保存法にも対応しているため、法的要件を満たしながら、領収書や請求書等の原本控えを長期保管できる点もポイントです。

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そこで「楽楽明細」を導入していただいたところ、月間10時間の作業時間削減に加え、郵送費や収入印紙代といったコストの削減にも成功しました。

GMOソリューションパートナー株式会社様の導入事例はこちら＞＞＞

まとめ

今回は、領収書を郵送するときの郵送方法の種類や封筒の記載の仕方、送付状の書き方、郵送するときの注意点などについてご紹介しました。領収書の郵送は経理業務で頻出しますが、ゼロから行うと手間がかかります。また、郵送する場合、紛失などのリスクも伴います。そうした手間やリスクを削減するには領収書を電子発行することが有効です。この機会にぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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