電子領収書のメリット・デメリット｜スムーズに移行する方法とは

2024年9月3日

電子領収書の法的な有効性

領収書は、紙で発行しても電子データで発行しても、法的な有効性に違いはありません。そもそも領収書は、原則として受領側から求められたときのみ発行が義務化される書類です。文書の発行形式に関しては厳密な定めがないため、電子領収書を発行しても問題はないとされています。

なお、領収書を電子データで発行する際は、電子帳簿保存法のルールに基づいて適切な方法で保存できるようにする必要があります。電子帳簿保存法は、企業が帳簿や書類を電子データで保存する際の基準や方法を定める法律です。電子データを保存する際は、以下の条件を満たした環境を整備する必要があります。

電子領収書を扱う、発行側・受領側企業は、上記を基礎知識として押さえておきましょう。

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

紙の領収書から電子領収書に移行するメリット・デメリット

現状は紙の領収書でやり取りをしている企業が電子取引へ移行してペーパーレス化を実現すると、具体的にどのようなメリットが期待できるのでしょうか。また、移行の際はどのようなデメリットに注意すればよいのでしょうか。ここでは、経理担当者が押さえておきたいメリット・デメリットを解説します。

メリット

・領収書の発行にかかる手間を減らせる

電子領収書なら、紙の領収書と比べて、作成～送付にかかる手間を大幅に削減できます。

紙の領収書でやり取りする場合、まず領収書を印刷して、三つ折りし、封入する手作業が必要です。それだけでなく、封筒を郵便局へ持ち込むのに時間と手間がかかります。これに加えて、5万円以上の領収書には収入印紙を貼り付ける作業も生じます。電子領収書をデータで送信する業務フローに移行すれば、これらの作業を全てなくせるのがメリットです。

・発行した領収書の管理がラクになる

電子領収書は、日付・取引先・金額などの取引情報を設定して検索をかけることが可能です。このように検索性が高まると、社員が必要な書類へアクセスしやすくなり、業務効率が高まります。紙の書類をファイリングする場合よりも管理がラクになる上、領収書を物理的に紛失したり、誤って破棄したりする心配がありません。

また、書類を適切に管理する環境が整うと、誤って領収書を二重発行するといった人的ミスの防止が期待できます。検索性が向上することで、過去の領収書をスムーズに探しやすくなり、確認時の見落としによる不正発行のリスクを避けやすくなるでしょう。

・紙の領収書で発生するあらゆる費用を削減できる

電子領収書には、紙の領収書で発生するあらゆる費用負担を削減できるというメリットもあります。具体的に削減できるのは、紙代・インク代・封筒代・郵送費・印紙代、さらには従業員の人件費などです。電子書類は印紙税法における課税文書に該当しないとされるため、収入印紙を貼付する必要がありません。領収書の発行枚数が多い企業では、これらあらゆる費用の負担がなくなるのは大きなメリットだといえるでしょう。また、2024年10月に郵便料金の値上げがあることからも、紙を扱うコストは年々無視できなくなっています。

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デメリット

電子領収書へ移行する際は、社内オペレーションを再構築する必要があります。社内申請の承認フローが大幅に変更となり、導入準備では現場に多くの負担がかかります。また、発行側は電子領収書の控え、受領側は電子領収書を管理する体制を整えなければなりません。

このほかに、電子領収書へ移行するために、新たにシステムや設備を導入する場合は、初期費用や月額の利用料金など一定のコストがかかるのも注意点です。ただし、電子領収書は業務効率化やコスト削減を実現できるため、長期的に見ると費用対効果が高いといえます。

電子領収書への移行にはシステムの導入がおすすめ

ここまでお伝えしたように、電子請求書には多くのメリットがあります。

もし電子化を検討するなら、専用システムの導入をおすすめします。エクセルやワードなど既存のツールで発行することも可能ですが、発行枚数が多くなると業務が煩雑になり、人的ミスが懸念されます。毎月一定数以上領収書を発行する企業であれば、電子領収書発行システムを導入するとよいでしょう。

システムの導入をおすすめする理由

電子領収書は、エクセルやワードでも作成できます。ただし注意したいのは、発行枚数が増えると作業が煩雑になることです。電子領収書発行システムには、書類発行を自動化する機能のほか、取引先への送付を簡単にする機能が搭載されています。エクセルやワードで領収書を作成する場合と比べて、発行～送付までの業務を大幅に効率化できます。

電子領収書発行システムの選び方

電子領収書発行システムを選ぶ際は、以下のポイントに着目するとよいでしょう。

特に注目したいのが、「（2）取引先に応じた発行方法を選べるか」です。電子領収書発行システムによっては、書類を送付する際にメール添付・WEBからのダウンロード・郵送・FAXといった複数の手段を選べます。電子データでの発行を希望する取引先と紙での発行を希望する取引先が混在しているケースでも、システム上で発行方法を選択できると効率的に運用できるため安心です。

電子領収書を専用システムで発行して大幅な効率化を実現！

ここまで、電子請求書に移行するメリット・デメリットを解説しました。電子請求書は、「発行にかかる手間を減らせる点」「領収書の管理がラクになる点」「紙の領収書で発生するあらゆる費用を削減できる点」などがメリットです。専用システムを導入すれば、発行から送付までの業務をさらに効率化できるようになります。システムを利用して電子領収書を発行するなら、数ある専用システムのなかでも「楽楽明細」がおすすめです。

「楽楽明細」は、領収書・請求書・見積書などあらゆる帳票を電子発行できるクラウド型のシステムです。発行業務をラクにする便利で使いやすい機能が多数搭載されています。

また、発行した電子領収書は「WEBからのダウンロード」「メール添付」「郵送」「FAX」の4つの方法から選べるため、取引先の要望に合わせて柔軟に対応することができます。

その上、使いやすさ、手厚いサポートが特長のシステムのため、システム導入に不安がある方にも安心してご利用いただけます。

電子領収書への移行をご検討中の方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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