電子帳簿保存法改正で領収書の扱いはどう変わる?
電子化するメリットと注意点についても解説!

監修者:川口 拓哉(税理士)更新日:2023年2月10日

電子化した領収書

各種帳票の電子化が推進されている流れの中、領収書の電子化を検討している企業は多いでしょう。領収書を電子化するにあたって気になるのが、電子帳簿保存法です。2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法では、重要な事項がいくつか改正されました。

経理担当者の中には、「電子帳簿保存法が改正されたのは知っているが、それが領収書の取り扱いにどう影響しているか知りたい」「改正電子帳簿保存法に対応した領収書の保存期間や廃棄できるタイミングを知りたい」とお考えの方もいるはずです。

そこで、本記事では電子帳簿保存法の改正による領収書への影響や、領収書を電子化するメリットと注意点を詳しくご紹介します。

電子帳簿保存法の改正で領収書の扱いはどう変わる?

領収書を確認する男性

「電子帳簿保存法」とは、国税関係の帳簿や書類(領収書や請求書など)について、一定の条件を満たすことにより電子データで保存することを認める法律です。電子データでの保存に関する要件が細かく定められています。電子帳簿保存法の詳しい概要は、以下の国税庁のホームページをご参照ください。

参考:国税庁「電子帳簿保存法の概要

2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法が、領収書の扱いに及ぼす影響は次の2点です。

  • スキャナ保存と電子取引に関する要件が緩和され、領収書を電子化しやすくなった
  • 電子メール等により電子データで授受した領収書やその控えを電子データのまま保存することが義務付けられた

1点目について、紙で授受した領収書をスキャンしてデータ保存する「スキャナ保存」と電子データで領収書を授受する「電子取引」のいずれの要件も緩和されました。その結果、領収書をスキャナ保存したり、電子保存したりするハードルが大きく下がっています。

2点目について、電子メールやEDI(電子データ交換)で授受した領収書や領収書控えを、一定の条件を満たした上で電子ファイル(PDFなど)保存すること(これを「保存要件」といいます)が義務付けられました。電子帳簿保存法改正前は、電子メール等で授受した領収書等をプリントアウトしてファイリングする実務が広く行われていましたが、電子帳簿保存法改正後はこの実務が原則として認められなくなります。

義務化のタイミングは、当初2022年1月を予定していましたが、令和4年度の税制改正により、保存要件への対応が難しい事業者への宥恕措置として、2年間(2024年1月まで)の猶予期間が設けられました。

なお、令和5年度税制改正大綱では、この猶予期間を延長しない(つまり、2024年1月から保存要件の充足を義務付ける)ことが示された一方、保存要件に従うことができなかったことについて「相当の理由」があり、かつ税務調査時に電子データのダウンロード等ができるようにしておけば、2024年1月以降も引き続き紙保存を認めることが盛り込まれました。「相当の理由」の具体的な要件など、詳細な内容は税制改正大綱には記載されていないため、今後税制改正法案審議の過程で徐々に明らかになると思われます。(2023年1月時点)

電子化した領収書原本の保存期間・廃棄について

ファイルで保管された領収書

取引先から紙で受け取った領収書の原本や、取引先へ紙で交付した領収書原本の控え(写し)は、スキャンして電子データ化し保存することで破棄することができます。ただし、紙の原本の保存期間と破棄できるタイミングは、その電子データが電子帳簿保存法の「スキャナ保存の要件」を満たしているかどうかで変わります。
スキャナ保存の要件詳細については「領収書を電子化する方法と注意点」のセクションで解説します。ここではスキャナ保存の要件を満たしている場合とそうでない場合の、原本が破棄可能になるタイミングの違いについて見ていきます。

【スキャナ保存の要件を満たしている場合】
原則、即座に廃棄することが可能です。ただし、スキャナ後最低限の同等確認(原本を正確にスキャンできているかを確認すること)が必要です。

【スキャナ保存の要件を満たしていない場合】
法人・個人事業主の属性に応じ、次の期間は原本を保存する必要があります(期間経過後でないと原本を破棄することができません)。

法人or個人事業主 確定申告の分類 保存期間
法人 青色申告者 その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間
(欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間)
法人 白色申告者 その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間
個人事業主 青色申告者 その年の確定申告書の提出期限の翌日から7年間
個人事業主 白色申告者 その年の確定申告書の提出期限の翌日から5年間

領収書を電子化するメリット

領収書を電子化するメリット

領収書を電子化するメリットは次の3点です。

  • 保管・管理の手間を削減できる
  • 保管スペースが不要になる
  • 経費精算を効率化できる

以下、それぞれについて詳しく解説します。

メリット1:保管・管理の手間を削減できる

領収書を紙で保管する場合は、膨大な紙書類の中で、何がどこにあるかがわかるように整理しておくだけでも手間と管理工数がかかります。しかし、領収書を電子データ化すれば一元管理もしやすく、ほしいデータがある時もファイル名で検索すればすぐに見つけることが可能になるため、保管や管理の手間を削減することができます。

メリット2:保管スペースが不要になる

先ほど解説したとおり、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たしていない場合、紙で授受した領収書は控え・原本いずれも5年間から10年間の保管義務が課せられています。紙の領収書は、保管用のスペースを自社や外部倉庫に確保する必要があり、そのためのコストもかかります。一方、領収書を電子化して紙の原本や控えが不要になれば、保管のための物理的なスペースが不要になり、コスト削減にもつながります。

メリット3:経費精算を効率化できる

以上が、領収書を電子化するメリットです。なお、領収書の電子化は領収書を受け取る側だけでなく、発行する側にもメリットがあります。発行側の具体的なメリットは、手書きでの作成・印刷・封入・郵送などの手間や、印刷代、郵送費、印紙代などの経費が削減できるという点です。

発行側が受けるメリットについては、下記の記事で詳しく解説しています。

領収書の電子発行で、印紙代と手間をゼロにする

領収書を電子化する方法と注意点

ここまで、領収書を電子化することのメリットをご紹介しましたが「領収書を電子化するメリットはわかったが、領収書をどのように電子化すればよいかわからない」という方もいるかもしれません。以下で具体的な方法と注意点を解説します。

領収書を電子化する方法には、次の2つがあります。

  • 領収書をスキャンしてPDF化する方法
  • 専用のシステムで電子発行する、あるいは受け取った領収書を電子保存する方法

以下、それぞれの方法と注意点について詳しく解説します。

領収書をスキャンしてPDF化する方法

授受した紙の領収書をスキャンしてPDF化し、そのデータを保存する場合は、電子帳簿保存法における「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。領収書をスキャナ保存するにあたって、満たすべき要件は次のとおりです(なお、領収書は電子帳簿保存法の規定における「重要書類」に該当します)。

要件 詳細
入力期間の制限 書類の受領後、または業務の処理に係る通常の期間を経過したあと、速やかに入力する(最長で書類を受領してから概ね2ヶ月と7営業日以内)
一定水準以上の解像度による読み取り 領収書撮影時には200dpi以上で読み取れる機器が必要
カラー画像による読み取り 赤・緑・青それぞれ256階調(約1,677万色)以上。なお、それぞれが256階調である画像をいわゆる「フルカラー」と呼ぶ
タイムスタンプの付与 次のいずれかの機能を備えたシステムを使う場合は、タイムスタンプの付与は不要
・電子データの訂正または削除することができない
・電子データの訂正または削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認することができる
解像度及び階調情報の保存 解像度と階調に関する情報を保存する必要がある
大きさ情報の保存 A4以下で保存する場合は保存不要
バージョン管理 訂正、削除の事実及び内容の確認が必要
入力者等情報の確認 スキャナ保存をした人等の情報(氏名、役職名、所属部署名など)の確認が必要
スキャン文書と帳簿の相互関連性の保持 スキャナ保存した文書と帳簿との関連性を保持することが必要。たとえば、スキャナ保存した文書と、それに対応する帳簿に同じ伝票番号を付すことにより、帳簿に記載された金額の元となった文書を紐づけできるようにする
見読可能装置の備え付け 「見読可能装置」とは、14インチ以上のカラーディスプレイで、JIS規格に規定する4ポイント文字が認識できるもの等
整然・明瞭入力 一定の規則性をもって、見やすい形式で入力する
システムの開発関係処理の備え付け 自社開発したシステムの基本設計書、システム概要書、フロー図などを保管して、税務調査時に提出できるようにする
検索機能の確保 取引年月日、取引金額、取引先名称などを税務調査官が検索できるようにする

参考:国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】

なお、スキャナ保存の要件を満たさない領収書は、引き続き紙での保管が必要となる点にご注意ください。たとえば、受領してから3ヶ月が経過した領収書は「入力期間の制限」の要件を満たさないことから、スキャンして電子データ化したとしても原本を破棄することはできなくなります。

専用のシステムで電子発行・保存する方法

専用のシステムで領収書を電子発行したり、電子データで受け取った領収書を保存したりする場合は、電子帳簿保存法における「電子取引」の保存要件を満たす必要があります。電子取引の保存要件は次のとおりで、保存要件を確保するためには下記の「真実性の要件」と「可視性の要件」を両方満たさなくてはいけません。

① 真実性の要件
真実性の要件を満たすためには、以下のいずれかの措置を行う必要があります。

  • タイムスタンプが押された領収書の授受を行う
  • タイムスタンプのない領収書を授受した後、速やかにタイムスタンプを押す
  • 記載事項の訂正・削除を行うことができないシステムに領収書を保存する
  • 記載事項の訂正・削除が行われたときに、訂正・削除の事実と訂正削除の内容を確認できるシステムに領収書を保存する
  • 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて、その規程に沿った運用を行う

② 可視性の要件
可視性の要件を満たすためには、以下のすべての措置を行う必要があります。

  • パソコン、プログラム、ディスプレイなどの操作マニュアルを備え付けて、マニュアルを速やかに出力できるようにすること
  • パソコンや会計ソフトの概要書を備え付けること
  • データの検索機能を確保すること(小規模事業者の場合は不要)

領収書の電子化にはシステム導入がおすすめ

システム導入をおすすめする女性

電子帳簿保存法の要件を満たしながら領収書の電子化を進めるためには、各要件を細かくチェックする必要があり、経理担当者に多くの負荷がかかります。

しかし電子帳簿保存法に対応しているシステムであれば、経理担当者が一つ一つ確認する必要がないため、領収書を電子化するならシステム導入がおすすめです。さらに、運用システムによっては取引先への送付まで自動で行ってくれるものもあり、送付の手間や誤送信のリスクも減らすことができるようになります。

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まとめ

電子帳簿保存法改正が領収書の取り扱いに及ぼす影響は、領収書を電子化しやすくなったことと、電子メール等で授受した領収書は電子データのまま保存することが義務付けられたことの2点です。領収書の電子化には、保管・管理の手間とコストを削減できたり、経費精算を効率化できたりするメリットがあります。しかし、電子化は電子帳簿保存法に定める要件に従って行わなくてはいけません。電子帳簿保存法の要件を満たし、スムーズに領収書の電子化を実現するためには、システムの導入がおすすめです。

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川口 拓哉

税理士(名古屋税理士会)。2017年の税理士試験で官報合格。

法人及び個人の確定申告書作成、協会における相談対応、Webメディアでの記事執筆や監修などの経験を有する。川口拓哉税理士事務所代表。

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