領収書の印刷方法・注意点は?パソコンで印刷した場合の有効性についても解説

監修者:川口 拓哉(税理士)

領収書の印刷方法・注意点は?パソコンで印刷した場合の有効性についても解説

経理業務を行う中で、「領収書はどのように印刷するのが適切なのか」「何に気を付けて印刷すべきか」などの疑問をもったことのある経理担当者も多いでしょう。
この記事では、領収書の印刷方法や印刷時の注意点、パソコンで印刷した領収書の有効性を中心に、領収書の印刷の手間を削減する方法についても解説します。

領収書の印刷方法

コピー機

領収書の最適な印刷方法は、領収書の発行枚数によって異なります。まず、スーパーや百貨店など日常的に大量の領収書を発行したり、お客様ごとに物品の種類や数量が毎回変わったりする場合は、POSレジなど専用システムを使って自動で作成・出力する方法が最適です。この方法のメリットは、領収書をレジから即時発行できる点と、手書きやエクセル操作が不要な点です。

次に、定期的に繰り返す取引で内容自体はほぼ変わらず、宛名や日付だけを変えて作成・印刷することが多い場合は、Excelなどのテンプレートを用いて作成し、自社のプリンターやコンビニのネットプリントサービスを使って印刷する方法が最適です。件数が大量の場合は、印刷会社へ依頼したほうが印刷費用が安くなるケースもあります。

最後に、領収書の発行枚数が少ない場合は、複写式領収書に手書きして作成するのが最適な方法です。手書きであれば、POSレジのような機械もExcelを動かすパソコンも必要ありません。

領収書を印刷する際の注意点

領収書を印刷する際の注意点は次の3点です。

  • 記載内容の誤り・漏れがないか確認する
  • 金額に応じた収入印紙を貼付する
  • 二重発行に気を付ける

以下、それぞれの注意点について解説します。

記載内容の誤り・漏れがないか確認する

領収書は、商品やサービスの対価として、代金の授受があったことを証明する書類です。そのため、「①発行者」「②発行日」「③但し書き」「④金額」「⑤宛名」が正しく記載されている必要があります。

以下の領収書例サンプルを元に、①から⑤までの記載項目について説明します。

領収書

① 発行者の氏名・住所
正式な会社名(個人事業主の場合は個人名)及び住所を記載しましょう。

② 発行日
領収書を発行した年月日を記載します。年の表記は和暦(令和5年)でも西暦(2023年)でもどちらでも問題ありませんが、年の記載を省略することは避けましょう。

③但し書き
何代の領収書かという記載が必要です。軽減税率の導入により、消費税の軽減税率対象物品(食品や定期購読の新聞など)の領収書では、軽減税率対象物品である旨の記載も行う必要がある点にご注意ください。また、クレジットカード支払いの場合は領収書へ収入印紙を貼付する必要がないことから、現金支払いの場合と区別する意味で、「クレジットカード支払いである旨」を領収書に記載する必要があります。

④金額
算用数字で書いても漢数字で書いても問題ありません。ただし、数字が足されるのを防ぐために金額の前に「金」や「¥」を、金額のあとに「也」や「―」をつけるとよいでしょう。また、漢数字を「一」や「二」と書くとあとで数字を改ざんされる可能性もあるので、「壱」や「弐」といった表記にすることをおすすめします。

⑤宛名
領収書を受け取る人の名前や会社名を、正確に記載する必要があります。宛名の漢字を間違えるのは大変な失礼にあたるので、慎重に記載するようにしましょう。また、宛名に会社名を記載する場合は、前株か後株かを間違えないように注意しましょう。

金額に応じた収入印紙を貼付する

領収書の記載金額が5万円以上で、かつ現金で受け取った場合は、金額に応じた収入印紙の貼付が必要です(クレジットカード支払いの場合は、5万円以上の場合であっても収入印紙は不要です)。
また、電子データで領収書を発行・送付をする場合は、記載金額問わず収入印紙は不要になります。

収入印紙については、以下の記事で詳しく解説しています。
収入印紙とは?領収書に貼る際の金額や購入場所、貼り方など徹底解説

収入印紙の貼付がないと、納付すべき印紙税額の3倍に相当する過怠税が徴収される可能性があるので注意しましょう。

過怠税の詳細は以下の国税庁ページをご確認ください。
参考:国税庁「印紙税を納めなかったとき

二重発行に気を付ける

領収書やレシートは、原則1回の取引で1枚しか発行できません。一度発行した領収書をもう一度発行する「二重発行」を行うと、発行した領収書が不正使用などに使われる可能性があります。宛名誤りなどで領収書の再発行を求められた場合は、すでに発行した領収書を回収してから再発行を行うことで、二重発行を防ぐことができます。

パソコンで印刷した領収書の有効性は?

パソコンで領収書を作成する女性

領収書をパソコンで印刷することを検討している方の中には、「パソコンで作成した領収書が有効なのか」「紙の場合と何か記載項目や取扱いに違いがあるのか」という疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

「パソコンで作成した領収書が有効なのか」という点については、パソコンで作った領収書も、記載事項などの形式が正しければ、手書きの領収書と同じく金銭の受領を証明する書類として有効です。また、「紙の場合と何か記載項目や取扱に違いがあるのか」という点については、パソコンの場合と紙の場合とで記載項目や取扱に違いはありません。

なお、領収書をパソコンで作成する場合、印刷する用紙サイズの規定はありませんが、A4用紙にプリントアウトすることが一般的です。

領収書の印刷の手間を削減するなら電子化がおすすめ

領収書を印刷する手間や費用を削減するには、システムを利用して領収書発行を電子化する方法がおすすめです。電子化すれば印刷だけでなく、封入や発送までの一連の発行作業がなくなります。

領収書の印刷を印刷会社に依頼することも手間削減方法の1つですが、紙で管理することは変わらないため、管理の手間や印紙代がかかります。一方、電子化すれば管理がしやすくなる上、印紙代を節税できるというメリットがあります。

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「楽楽明細」は、領収書や請求書などの帳票を電子発行できるクラウド型のシステムです。印刷・封入・発送といった、領収書発行業務において手間のかかる業務を効率化できます。領収書を数クリックで簡単に電子発行できるなど、操作方法も簡単です。

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まとめ

最適な領収書の印刷方法は、発行している領収書の枚数によって異なります。大量の場合はPOSレジ、定期的に発行する場合はエクセルデータの印刷、そして少量の場合は手書きで対応するのが最適です。
領収書発行の注意点は、記載内容の誤り・漏れがないか確認すること、金額に応じた収入印紙を貼付すること、二重発行に気を付けることの3点です。パソコンで印刷した領収書も有効ですが、領収書印刷の手間を削減するなら電子化がおすすめです。領収書を電子化すれば、印刷や管理の手間がなくなるというメリットに加えて、印紙代も節税できます。

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監修者税理士
川口 拓哉

税理士(名古屋税理士会)。2017年の税理士試験で官報合格。

法人及び個人の確定申告書作成、協会における相談対応、Webメディアでの記事執筆や監修などの経験を有する。川口拓哉税理士事務所代表。

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