2019年8月30日

見積書のFAX送付の注意点

見積書をFAXで送る場合には、以下の注意点に気を付けましょう。

1.見積書と一緒に送信書を付けて送ることが望ましいでしょう。

郵送で見積書を送る場合に送付書を一緒に同封するように、FAXを送る場合にも送信書を一緒に送ると良いでしょう。送信書には以下の項目を記載します。

  1. タイトル
  2. 宛名
  3. タイトル
  4. 送信者情報
  5. 送信日
  6. 挨拶文(定型文)
  7. 送信書を含む送信枚数
  8. 宛名
  9. 送信内容
  10. コメント

1FAX送信書4○年○月○日

2○○株式会社
代表取締役 ○○○○様

 3○○株式会社
〒○○○ - ○○○○
○○県○○市○○町○○ビル○階
TEL/FAX ○○○○
担当 ○○○○

5拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、下記の通り、書類を送信させて頂きますので、ご査収のほどよろしくお願いします。

 敬具

6送信枚数 ○枚

7

1. 御見積書 ○通
2. 資料   ○部

8 いつもお世話になっております。御見積書をお送り致します。
ご不明な点などございました際には、なんなりとお問合せ下さい。
どうぞ、よろしくお願い致します。

2.FAXで見積書を送る場合には、事前に電話でFAXを送る旨を伝えましょう。

FAXは受信したことに気づきにくく、担当者の手元に渡る前に紛失するリスクが考えられます。なので、送信前に担当者に電話を掛け、見積書をFAXで送信する旨と何枚送信するのかを伝えると、受取側とスムーズに取引を行うことができます。

3.見積書をFAXで送信する場合には、原本を改めて郵送すると丁寧です

取引を行う上では原本が求められる場合も多いため、FAXで見積書を送信した場合には、改めて原本を送りましょう。

4.FAXを送信した印をつけましょう。

FAXは郵送と異なり、送信しても手元に残ります。そのため、FAX送信済みの書類と未送信の書類との区別がつかず、2重にFAX送信してしまうリスクを伴います。FAX送信済みか未送信であるかの区別がつくように「FAX済」や「済」のスタンプを押して、一目で区別できるようにしておくと大変便利です。

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