2019年8月30日

見積書の送り方

見積書を発行し、発注側へ送る方法は以下の通りとなります。発注側の希望や状況に合わせて、見積書の送り方を選択しましょう。

手渡し

打ち合わせ時や、直接会う機会がある場合には、手渡しで見積書を渡しましょう。手渡しの場合には封筒に入れ、発注側の会社名や担当者名を記載すると丁寧です。

郵便

原本を送る際に適応される送り方の1つです。郵送の場合には、必ず郵便物の重さを計りましょう。郵便物の重さと大きさによって郵送料金が異なり、切手の料金が重さと適合していない場合や、切手を貼り忘れていた場合には以下のように郵便物は取扱われます。

  • 差出人住所記載の有無配達区域内郵便物の取扱い
  • あり受取側が不足の料金を払う
  • あり発送側が不足の料金を払う
  • あり×受取側が不足の料金を払う
  • なし-受取側が不足の料金を払う

不足分の郵送料金を受取側に立て替えてもらうことは、大変失礼に当たります。そのため、切手の不足がないように注意しましょう。また、郵送料金の不足を未然に防ぐために、郵便局の窓口で発送手続きをすることもおすすめします。

FAX

FAXで見積書を送る場合は、急ぎの案件や発注側からの希望があった場合のみに適応されることが一般的です。FAXは受信したことに気付きにくく、担当者の手元に渡る前に紛失するリスクが考えられます。送信する場合には電話等で一報を入れてから送信し、改めて原本を郵送するのが丁寧な対応です。

メール

メールで見積書を送る際には、ExcelやWordで作成した見積書のデータをPDFファイルに変換する必要があります。また見積書に社印を押す場合には、社印の印影データを用意すると大変便利です。

WEB発行

「楽楽明細」では見積書データをアップロードするだけで、簡単にWEB発行を行うことが可能です。受注側はデータをアップロードするだけであり、発注側に送るまでの数々の工程をカットすることができます。

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