経理システムとは?経理向けシステムの種類や比較する際のポイントを解説

システムを利用する経理担当

監修者:川口 拓哉(税理士)更新日:2023年1月30日

近年、電子帳簿保存法やインボイス制度など、経理業務に影響する税制改正が続いています。こういった税制改正への対応は、経理担当者だけでなくシステム担当者も直面している対応課題の1つではないでしょうか。
税制改正へ的確かつ効率的に対応するためには、システムを利用すると便利ですが、「経理向けのシステムにどのような種類があるのか教えてほしい」「システムを導入するメリットがよくわからない」「システムを比較するポイントを教えてほしい」というお悩みを抱えている方も多くいます。
本記事ではそうした悩みを解決するため、経理向けシステムの種類と導入ポイントについて解説します。

経理システムとは?

経理システムとは、経理部門が使用するシステム全般の総称です。コロナ禍において急速に進んだDX化の影響は、経理部門にも例外なく及んでいます。テレワークを推進する中で“ペーパーレス化”が進み、同時に業務効率化にも注目が集まってデジタル化が加速しました。

経理業務の効率化の多くは、これまで手作業で行っていた経理周りの業務を自動化することにより達成されます。そして、「経理周りの業務を自動化する」ために使用されるのが経理システムです。ここでは、経理システムにどのようなものがあるのかを、電子帳簿保存法やインボイス制度を踏まえてご紹介します。

経理システムの種類

世の中でもっともよく知られている経理システムは、「会計システム」でしょう。「会計システム」とは企業における会計業務をシステム化できるものであり、ほとんどの企業が導入している経理業務に欠かせないシステムです。

また、会計システム以外にも、経理部門向けのシステムには様々な種類があります。経理業務を効率化できるシステムとしては、以下の3種類がおすすめです。

  • 経費精算システム
  • 電子請求書発行システム
  • 債権管理システム

では、この3種類のシステムは、それぞれどのような役割を果たしているのでしょうか。以下で詳しくみていきましょう。

「経費精算システム」の役割は、経費精算業務を効率化することです。企業によっては、領収書の金額の入力や照合作業が非効率で手間のかかる作業となっているのではないでしょうか。
これを効率化するには、電子帳簿保存法が定める要件に則って領収証などを“データ化”することが必要です。最近ではPDFなどデータ化した経費精算の領収書やレシートから、自動で仕訳が計上できるシステムもあるため、こういったシステムを使えば更に効率性がアップします。

「電子請求書発行システム」の役割は、請求書などの帳票をWeb上で発行することです。請求書発行をWeb上で完結させることのメリットは、請求書の印刷・封入・発送といった作業に要していた工数がゼロになる点です。最近はシステム自体がクラウド型である場合が多く、保存先を自社サーバではなくクラウド上に指定することで、どこからでも閲覧できるようになっています。さらに、紙の場合と違って保管場所の確保や原本控えなどの書類の劣化の心配がなく、保存自体が簡単です。

「債権管理システム」は、入金した金額及び相手先と売掛金や未収入金などの債権を紐づけして「入金消込」ができるシステムです。一見すると、ここには「請求書」や「領収書」が存在していないので、電子化とは関連ないと誤解されるかもしれませんが、債権管理システムを利用することで、銀行のファームバンキングデータ(FB)を連動させて自動で入金消込ができます。

以上で紹介した3種類のシステムは、どれも導入によって一定の業務効率化が見込めますが、組み合わせて使用することでより大きな効果を発揮することができるでしょう。

クラウド型とインストール型の違いとは?

クラウド型とインストール型の違いについて疑問をもつ男性

クラウド型とインストール型の違いは、クラウド型がインターネットを介してソフトウェアを利用する一方、インストール型はパソコンにインストールして利用する点にあります。このうち、昨今注目が集まっているのが、「クラウド型」の経理システムです。クラウド型の経理システムは、インターネットを介してシステムを利用することになります。パソコンだけではなくスマートフォンなどのモバイル端末からもアクセス可能なため、効率化を図りたい部門にはおすすめのシステムです。

一方、インストール型はインストールした端末でしか利用できません。部門全体で1つのシステムを利用するには、あまり向いていないのが実態です。では、増加傾向にあるクラウド型システムに、どのようなメリットがあるのか解説しましょう。

クラウド型がおすすめ

クラウド型の強みは、「定期的に機能がアップデートされる」という点です。インストール型は自分でバージョンアップに対応したソフトをダウンロードし、インストールするという作業に手間がかかります。しかし、クラウド型は使用しているシステムを開けば、自動的に最新版へ更新されます。法改正があっても、機能追加や契約プランの変更などにより対応できるので、経理部門やシステム部門が直接対応する必要はありません。

そのほか、インストール型のうち会計データをパソコンのローカルディスクに保存するものは、保存している端末が壊れてしまうとデータが取り出せなくなってしまいます。一方、クラウド型のデータはクラウドサーバー上にあるため、端末が破損してもデータが保護されるため、その心配がありません。

経理システムを導入するメリット

経理システムを導入するメリット

経理システムを導入するメリットは、「業務効率化」「コスト削減」「正確性の向上」の3点です。以下で、経理システムを導入する具体的なメリットを3つ見ていきましょう。

業務効率化(ルーティン業務の削減)

経理システムを導入することで、毎日行うルーティン業務を削減できます。例えば伝票処理や給与計算業務など、単なる事務作業として分類される仕事です。

事務作業は手間がかかり、経理部門において効率化を図りたい最たる部分ではないでしょうか。例えば伝票処理業務なら、伝票を電子化して会計システムに取り込めるようにすれば効率化が図れます。また、給与計算業務はタイムカードや日報と連動させ、自動で残業代が計算できるようにすることも可能です。経理システムを導入することで、煩雑な手作業を削減し、業務を効率化することができます。

コスト削減

手作業が必要なところに業務量が集中すると、それだけマンパワーが必要になって人件費がかかります。他部門からフォローしてもらう場合でも、新たに人を採用する場合でも、さらに人件費がかかるということに変わりはありません。例えば一時的な繁忙期に人を雇ってしまうと、閑散期だからといって解雇するわけにもいかず、余計な人件費が発生することになるでしょう。しかし、経理システムを導入すれば、手作業が減るので業務を効率化でき、人件費を抑えることが可能となります。システム料は発生しますが、人件費と比べれば安く済むケースが多いでしょう。さらに、紙書類を電子化(ペーパーレス化)できれば、紙代や封筒代などの経費を削減することもできます。

正確性向上

人の手で行うより、経理システムの方が速くて正確です。もともと反復作業は、手作業よりもシステムの方が得意としています。一度システムを設定しておけば、ヒューマンエラーを起こすことなく業務遂行が可能です。

経理システムを比較する際の5つのポイント

経理システムの比較ポイント

経理システムの使用頻度が高いのは経理担当者です。そのため、経理担当者がスムーズに使用できるものでなければ、どんなに優れた経理システムでも役に立ちません。また、自社に必要のないシステムがあっても有効活用できません。そこで、システム導入の参考になる、比較すべき5つのポイントについて解説しましょう。

使いやすさ

日常的に使用する経理部門の担当者が使いやすいかどうかは、経理システムを比較する際の重要ポイントです。毎日使用するものなので、少しでも「使いにくい」と感じてしまうと、それがストレスになります。最初は小さな我慢でも、それが続くと作業効率低下につながるので、経理担当者の意見は重要です。実際の画面を使ったデモ説明を無料で実施している経理システムもありますので、まずはこういった説明を経理担当者と一緒に聞いてみるのもよいでしょう。

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システム連携

複数の経理システムを連携させれば、大きな業務効率化につながるため、システム間の連携ができるかどうかも確認できると良いでしょう。例えば会計システムを電子請求書発行システムや債権管理システムと連携させれば、自動的に仕訳の入力ができるでしょう。同時に領収書の保管もできるので、経理の手間が省けます。また、会計システムのデータを税務申告システムに連携することで、決算申告業務がスムーズに進みます。

最新税制・会計システムへのアップデートのスピード

税制改正に対応したアップデートのスピードが遅い(アップデートがタイムリーにされない)と、最終的な税務申告に影響が出る可能性があるでしょう。そのため、アップデートのスピードはシステム導入時の重要ポイントになります。

メンテナンスの時間

会計システムに限らず、システムはメンテナンスが必要です。例えば大幅アップデートが必要な場合には、それ相応の時間がかかります。万が一、月次決算中に更新が始まってしまっては、経理業務ができなくなってしまうでしょう。これは、決算業務を行っているときも同様です。一般的なシステムは、業務時間にメンテナンスが入ることはありません。しかし、念のため導入前に確認しておくことをおすすめします。

導入後のサポート

導入後のサポートは、どこまでフォローしてもらえるのかが重要です。特に導入初期はわからないことが多く、サポートが必要な場面が多いでしょう。不明点が出た際、すぐに相談できる窓口があるかどうか、また、手厚いフォローを受けられるかどうかは大切です。なかなか迅速に対応してもらえなければ、経理システムを導入しても結果的に作業効率が低下しかねません。サポート体制はシステムの提供元によって異なりますので、事前に確認しておきましょう。

経理部門の帳票発行業務をラクにする「楽楽明細」

「楽楽明細」は大手企業でも採用されている電子請求書発行システムで、請求書や領収書など、あらゆる帳票を電子発行できるクラウド型のシステムです。帳票データ(CSVまたはPDF)をアップロードするだけで、発行先に応じて「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で自動で割り振り発行します。

「楽楽明細」はこれから本格的に始まる「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」にも対応しています。「楽楽明細」を導入することによって、これまで経理担当者が手作業で行っていた請求書等の「印刷・封入・発送」にかかる手間を一気に解消できると共に、紙代や封筒代、郵送費などのコストも大幅削減できるでしょう。

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「楽楽明細」の導入事例

ここで、実際に楽楽明細を導入した企業様の事例を2つご紹介します。

「手作業の手間から解放され、時短勤務でも余裕をもって請求書発行を完了!」

企業向けに多くの基幹業務ソフトを提供されているピー・シー・エー株式会社様では、楽楽明細の導入により請求書発行にかかる時間を削減することができ、退社時間が決まっている時短勤務の中でも余裕をもって請求書の発行を完了することができるようになりました。
ピー・シー・エー株式会社様の導入事例はこちら>>>

「月間800件の支払明細発行稼動が延べ7日から3日に半減!」

医療業界を対象にした雑誌、書籍、教材など様々な刊行物を手掛けられている株式会社メディカ出版様では、金額・件数の集計、明細書の印刷、封入、発送といった一連の支払業務に延べ7日間ほどかかっていましたが、「楽楽明細」導入によるWEB移行後は延べ2~3日で済むようになりました。支払業務の工数を短縮できたおかげで、月末月初にかたよる請求や経費精算などの月次業務を分散することができ、請求業務以外の効率化にも繋がっています。
株式会社メディカ出版様の導入事例はこちら>>>

まとめ

経理部門の業務効率化には、手作業部分をどの程度まで自動化できるかがポイントです。そのためには、経理システムの導入 が近道といえるでしょう。システムを導入するときは、もっとも利用頻度の高い経理担当者の意見を聞くことが大切です。また、最新の税制についても、対応状況を確認しながら検討してください。

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監修者税理士
川口 拓哉

税理士(名古屋税理士会)。2017年の税理士試験で官報合格。

法人及び個人の確定申告書作成、協会における相談対応、Webメディアでの記事執筆や監修などの経験を有する。川口拓哉税理士事務所代表。

川口拓哉税理士事務所

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