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WEB請求+郵送代行サービスによる発行業務効率化事例

WEB請求へ99%切り替え成功!
郵送が必須の顧客に対しても楽楽明細が自動発行で
印刷・封入作業にかかる時間がゼロに

「社会のあらゆる問題を解決する」をミッションに掲げ、WEBマーケティング分野とメディア分野でインターネット事業を展開されているベーシック様。

中小企業が直面するWEBマーケティングに関する知識 やリソース不足の問題を解決するため、オールインワンマーケティングツール「ferret One」やWEBマーケティングメディア「ferret」、WEBページ作成サービス「One Page」や、事業会社と生活者のより良 いマッチングの機会を提供する「フランチャイズ比較.net」「留学くらべ~る」等のメディア事業を展開されています。

株式会社ベーシック 様

 https://basicinc.jp/

事業内容:比較メディア事業、WEBマーケティング事業
従業員数:151名(2018年4月現在)
導入時期:2017年7月

郵送費にかかる人件費を削減したい

「楽楽明細」を導入前の課題や、検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

郵送費にかかる人件費や、各種コストの削減の為です。楽楽明細導入前は、請求額の確定から請求書発行・封入までの作業に対して2人で丸2日かけて行っていました。社内のシステムの見直しをするタイミングで、請求書発行業務についても合わせて検討することとなり、楽楽明細を知ったのです。

郵送からWEBへ、99%切り替えに成功

取引先へのWEB請求への切り替え案内は、どのようにされましたか?

WEBへの切り替え案内(メールアドレス収集のご案内)と、請求書確認ページのログインまでの手順書を、請求書に同封する形でご案内をしました。弊社としても初めての試みでしたので、どのような案内文を同封すればよいのか、ラクスさんに相談したところ、案内状のサンプルや作成についてご支援をいただけたので、おかげさまでスムーズにWEB請求書への切替のご案内が出来たと思います。

また、案内状を送っても反応がないお客様もいらっしゃいましたので、そのようなお客様へはお電話で切り替えのご案内をすることで、WEBへの誘導をいたしました。メールアドレスの収集は、2か月ほどで完了しました。

「どうしても郵送でないと」という一部お客様も残りましたが、全体として99%の切り替えに成功しました。その分郵送費や紙代、印刷代といった各種経費も削減することができるので、コストメリットは大きいですね。

印刷・封入作業がゼロに

「楽楽明細」導入で、他にも何かメリットはございますか。

印刷、封入にかかる人件費の削減も大きなメリットです。楽楽明細は、お客様へのWEB請求書の発行と、郵送での送付を自動で割り振って送ってくれるので、印刷封入作業と、郵便局への投函作業が完全にゼロになりました。以前は2人で丸2日間かけていた作業が格段に楽になりました。

自動でダウンロードを促し、メールを送ってくれる

「楽楽明細」の便利な機能を教えていただけますでしょうか。

請求書をダウンロードしていないお客様へ、自動で通知メールを送ってくれる機能は便利ですね。確認漏れによる未入金を防止することができます。
あと、発行した請求書を管理できる画面もあり、データ保管できる点も便利です。
最後に、弊社はラクスさんが提供する業務システム構築ツール「働くDB」も導入しており、システム連携できる点も便利ですね。働くDBで請求データを管理し、チェックの為の承認フローを構築しています。承認が終わったデータを「楽楽明細」へデータ連携ができ、自動で請求書が発行されるので、請求データのチェック→発行まで、トータルで効率化ができました。

「楽楽明細」は帳票発行業務のお悩みを解決します

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