領収書はペーパーレス化して問題ない？メリット・デメリットや注意点

2025年3月28日

ペーパーレス化とは、領収書をはじめとした業務で使用する書類をデータ化することです。紙媒体の使用をなくすことで、業務効率化やコスト削減などの効果が期待できます。近年は、領収書のような使用頻度の高い書類をペーパーレス化する企業が多くなっています。

領収書の発行側がペーパーレス化を推進するには、どのように取り組めばよいのでしょうか。この記事では、領収書発行業務の担当者の方へ向けて、領収書のペーパーレス化に関する基礎知識や、メリット・デメリット、注意点などを解説します。

領収書の電子化について詳しくは以下の関連記事でも解説しています。併せてご覧ください。

関連記事：「領収書を電子発行するには？メリットやデータ保存の注意点について」

領収書はペーパーレス化しても法的に問題ない？

電子領収書は、紙の領収書と同様の法的効力を持ちます。領収書をペーパーレス化しても法的に問題はありません。

ただ、電子領収書を受領して保管する場合や、電子で発行して控えを保管する場合には、「電子帳簿保存法」の要件に則ってデータを保存する必要があります。電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類のデータ保存に関するルールを定めた法律です。

守るべき主な要件には以下があります。

要件の例➀ 電子書類に改ざん防止のための措置を取ること（＝真実性）

「タイムスタンプを付与する」「削除・訂正の履歴がわかるシステムで保管する」などの対応を行いましょう。

要件の例➁ 日付・金額・取引先などの条件で電子書類を検索できること（＝検索性）

税務調査などで書類の提出を求められた際に、すぐに対象の書類を探せるようにしましょう。

要件の例➂ 電子書類を表示するディスプレイやプリンターなどを備え付けること（＝可視性）

税務調査などで書類の提出を求められた際に、すぐに書類の内容を明瞭な状態で表示できるようにしましょう。

電子帳簿保存法には上記以外にもさまざまな要件があります。詳しくは以下の関連記事や国税庁のサイトを併せてご覧ください。関連記事では電子帳簿保存法が電子領収書に及ぼす影響をまとめています。

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

領収書をペーパーレス化するメリット・デメリット

続いて、領収書の発行側がペーパーレス化するメリット・デメリットを解説します。経理業務のどのような課題を解決できるのかチェックしてみましょう。

メリット

印刷代・郵送代・印紙税の費用を削減できる

領収書をペーパーレス化すると、印刷代・郵送代・印紙税などの費用が不要になります。例えば、書類を印刷する際に発生する紙代やインク代などの経費削減が可能です。また、郵送代が不要になるほか、印紙税の節税も期待できるでしょう。物価上昇やサービスの値上がりが続く昨今で、経費を減らせるのは大きなメリットと言えます。

なお、電子領収書に収入印紙が不要とされる理由については、以下の関連記事で詳しく解説しています。本記事と併せて参考にしてみてください。

関連記事：「電子領収書に収入印紙が不要な理由｜判断が難しいケースの対応方法」

業務を効率化できる

領収書をペーパーレス化すると、紙の領収書を発行する際のさまざまな手作業を削減できます。具体的には、「書面を印刷する」「三つ折りする」「封筒に入れる」「郵送の手続きを行う」といった作業の時間と手間をなくせます。膨大な手作業をなくし、事務処理の負担を軽減できるのです。

デメリット

オペレーションを再構築する必要がある

領収書をペーパーレス化する場合は、電子化に合わせて業務のオペレーションを新たに構築することになります。その際は、前述した電子帳簿保存法へ対応した環境の整備や、業務フローの変更にともない、一時的に従業員に負担が生じます。新たに承認フローを整備したり、確認依頼の流れを考えたりする必要があるでしょう。また、オペレーションが法要件に則っているか調べ、確認する手間もかかります。

一定の導入コストがかかる

領収書をペーパーレス化するために専用システムを導入する場合は、初期費用や月額費用などが発生します。また、現場のオペレーションを再構築するために、一時的に社員教育のコストが生じる場合もあるでしょう。

ただし、多くの会社では業務効率化やコスト削減によって、結果として投資に対する十分な効果を得られる場合が多いです。

領収書をペーパーレス化する方法

領収書発行業務をペーパーレス化するには「エクセルやワードで電子領収書を作成する方法」と「専用のシステムで電子領収書を発行する方法」があります。業務全体を効率化するなら、後者の専用システムを活用する方法がおすすめです。ここでは、発行側が領収書をペーパーレス化する方法を解説します。

エクセルやワードで電子領収書を作成する

エクセル（Excel）やワード（Word）などのソフトを使って電子領収書を作成し、PDF形式で出力する方法です。すでにソフトを導入している場合は、追加の費用をかけずにペーパーレス化を進められます。

ただし、領収書のデータを入力する際にミスが発生しやすいのが注意点です。また、作成した領収書を送付する手間がかかる上、送付先や添付ファイルの内容を間違える誤送信のリスクも懸念されます。

専用のシステムで電子領収書を発行する

専用システムを使って、電子領収書の作成から送付までを行う方法です。多くのシステムでは、帳票データから金額などが自動で転記され、ボタン一つで領収書を作成できます。さらに、あらかじめ登録された送付先へ自動で書類を送ることも可能です。

専用のシステムによるペーパーレス化は、領収書発行業務全体を効率化できるのが強みです。一方、システムの導入や運用には一定の費用がかかるので、予算や機能に応じた自社に合ったシステムを選ぶとよいでしょう。

ここまでお伝えしたように、「エクセルやワードで電子領収書を作成する方法」では、業務全体の効率化までは実現できません。電子領収書の作成から送付まで発行業務全体を効率化するなら、「専用のシステムで電子領収書を発行する方法」がおすすめです。

関連記事：「領収書電子化のやり方とは？注意すべき法要件や運用時のポイント」

領収書のペーパーレス化を実施する際の注意点

領収書発行側がペーパーレス化を実施するときに注意したいポイントをお伝えします。ペーパーレス化をスムーズに進めるために、経理担当者などバックオフィス部門の方は、ぜひ参考にしてみてください。

社内外へ電子化することを周知する

自社の従業員にペーパーレス化の目的やスケジュールなどを共有し、現場の理解を得ることが重要です。システム導入で業務の流れが変わる場合があるので、余裕を持って準備を進めましょう。また、取引先へ速やかに周知して、承認を得る必要があります。万が一、従来と同様に紙ベースでの手続きを求められた場合は、個別に対応しなければなりません。

情報セキュリティに関するルールを整える

領収書発行業務全体をデジタル化する際は、情報セキュリティに関する社内ルールの整備を行いましょう。情報漏えいが発生した場合の対応方法を検討するとともに、トラブル防止へ向けて情報セキュリティ対策を講じることが大切です。

領収書を電子化する際のルールについては以下の記事でも詳しく解説しています。社内ルールを整備する際の参考にしてみてください。

関連記事：「領収書を電子化する際に守るべきルールとは？法的効力や注意点」

システムで領収書をペーパーレス化すれば業務全体を効率化できる！

ここまで、領収書発行側の担当者の方へ向けて、領収書のペーパーレス化について解説しました。電子領収書は、紙の領収書と同様の法的効力を持ちます。ペーパーレス化を推進すると、業務効率化を実現できるのがメリットです。その際は、専用システムで領収書をペーパーレス化して、発行業務全体を効率化する方法をおすすめします。

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