納品書のFAX送付の注意点

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2019年9月18日

納品書のFAX送付の注意点

納品書をFAXで送付する際の注意点は以下の通りです。

1.納品書をFAXで送ることを、事前に相手先と相談しましょう。

2.納品書をFAXで送る際には、必ず送信書を一緒に送りましょう。

送付書には以下の項目が必要となります。

1.タイトル

一番上段に大きく記載しましょう。

2.宛名

タイトルの次に記載しましょう。

3.送信者情報

宛名より上段に記載しないように気を付けましょう。

4.日付

FAX送信日を記載しましょう。

5.挨拶文（定型文）

基本的な挨拶文を定型文として用意しましょう。

6.送信枚数

送信書を含めFAXする枚数を記載しましょう。

7.送信内容

納品書を何通送るのか明確に記載しましょう。

8.コメント

挨拶文（定型文）とは別に、案件毎に必要となるコメントを記載しましょう。

3.FAXを送る直前にFAXで納品書を送ることを電話で連絡しましょう。

FAXは受信したことに気づきにくく、担当者の手元に渡る前に紛失するリスクが考えられます。これを避けるためにも、FAX送信直前にこれからFAXで納品書を送る旨、担当者に伝えましょう。なお、担当者が不在の場合には、FAXを担当者宛に送信する旨を電話で伝えておくと良いでしょう。

4.納品書原本を改めて郵送しましょう。

納品書は取引の証となる証憑書類に分類されるため、原本が求められる場合も多くあります。その場合には、FAX送信後に改めて原本を郵送しましょう。

5.FAX送信済みに印をつけましょう。

FAX送信後には送った納品書に「済」や「FAX済み」のスタンプ等で印をつけましょう。

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