納品書のFAX送付の注意点

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2019年9月18日

納品書のFAX送付の注意点

納品書をFAXで送付する際の注意点は以下の通りです。

1.納品書をFAXで送ることを、事前に相手先と相談しましょう。

2.納品書をFAXで送る際には、必ず送信書を一緒に送りましょう。

送付書には以下の項目が必要となります。

1. タイトル

   一番上段に大きく記載しましょう。

2. 宛名

   タイトルの次に記載しましょう。

3. 送信者情報

   宛名より上段に記載しないように気を付けましょう。

4. 送信日

   FAX送信日を記載しましょう。

5. 挨拶文（定型文）

   基本的な挨拶文を定型文として用意しましょう。

6. 送信書を含む送信枚数

   送信書を含めFAXする枚数を記載しましょう。

7. 送信内容

   納品書を何通送るのか明確に記載しましょう。

8. コメント

   挨拶文（定型文）とは別に、案件毎に必要となるコメントを記載しましょう。

3.FAXを送る直前にFAXで納品書を送ることを電話で連絡しましょう。

FAXは受信したことに気づきにくく、担当者の手元に渡る前に紛失するリスクが考えられます。これを避けるためにも、FAX送信直前にこれからFAXで納品書を送る旨、担当者に伝えましょう。なお、担当者が不在の場合には、FAXを担当者宛に送信する旨を電話で伝えておくと良いでしょう。

4.納品書原本を改めて郵送しましょう。

納品書は取引の証となる証憑書類に分類されるため、原本が求められる場合も多くあります。その場合には、FAX送信後に改めて原本を郵送しましょう。

5.FAX送信済みに印をつけましょう。

FAX送信後には送った納品書に「済」や「FAX済み」のスタンプ等で印をつけましょう。

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