納品書のFAX送付の注意点

納品書のFAX送付の注意点

納品書のFAX送付の注意点

納品書をFAXで送付する際の注意点は以下の通りです。

1.納品書をFAXで送ることを、事前に相手先と相談しましょう。

2.納品書をFAXで送る際には、必ず送信書を一緒に送りましょう。

送付書には以下の項目が必要となります。

1.タイトル

一番上段に大きく記載しましょう。

2.宛名

タイトルの次に記載しましょう。

3.送信者情報

宛名より上段に記載しないように気を付けましょう。

4.日付

FAX送信日を記載しましょう。

5.挨拶文(定型文)

基本的な挨拶文を定型文として用意しましょう。

6.送信枚数

送信書を含めFAXする枚数を記載しましょう。

7.送信内容

納品書を何通送るのか明確に記載しましょう。

8.コメント

挨拶文(定型文)とは別に、案件毎に必要となるコメントを記載しましょう。

1FAX送信書

4○年○月○日

2○○株式会社
代表取締役 ○○○○様

3○○株式会社
〒○○○ - ○○○○
○○県○○市○○町○○ビル○階
TEL/FAX ○○○○
担当 ○○○○

5拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
さて、下記の通り、書類を送信させて頂きますので、ご査収のほどよろしくお願いします。

敬具

6送信枚数 ○枚

7
  1. 1.納品書 ○通

8 いつもお世話になっております。1.納品書をお送り致します。
ご不明な点などございました際には、なんなりとお問合せ下さい。
どうぞ、よろしくお願い致します。

3.FAXを送る直前にFAXで納品書を送ることを電話で連絡しましょう。

FAXは受信したことに気づきにくく、担当者の手元に渡る前に紛失するリスクが考えられます。これを避けるためにも、FAX送信直前にこれからFAXで納品書を送る旨、担当者に伝えましょう。なお、担当者が不在の場合には、FAXを担当者宛に送信する旨を電話で伝えておくと良いでしょう。

4.納品書原本を改めて郵送しましょう。

納品書は取引の証となる証憑書類に分類されるため、原本が求められる場合も多くあります。その場合には、FAX送信後に改めて原本を郵送しましょう。

5.FAX送信済みに印をつけましょう。

FAX送信後には送った納品書に「済」や「FAX済み」のスタンプ等で印をつけましょう。

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