納品書のメールへの添付の注意点とメール文例

納品書のメールへの添付の注意点とメール文例

納品書のメールへの添付の注意点とメール文例

メールに納品書を添付して送信する場合には、以下の注意点に気を付けましょう。

1.納品書にPDFファイルが添付されているか確認しましょう。

メールにファイルを添付し忘れてしまう事例は、多く見受けられるヒューマンエラーの1つです。メールにファイルを添付する際には、必ず添付されているか確認をしましょう。

2.納品書PDFファイルの内容を確認しましょう。

メールを送信する前に添付されている納品書PDFファイルを開き、内容に間違いがないか確認しましょう。

3.納品書PDFファイルを添付してメールを送る際には、以下のような文章を記載しましょう。

1件名:【納品書添付】

2○○株式会社
○○部 ○○○○様

3いつもお世話になっております。

先日は、ご注文頂き誠にありがとうございます。
納品書PDFファイルをメールに添付させて頂きます。
ご査収の程、何卒よろしくお願い致します。
尚、ご不明な点や不備などございました際には、
恐れ入りますが、ご連絡くださいますようお願い申し上げます。

3
  • 添付ファイル名:○○納品書.pdf

3○○株式会社
〒○○○ - ○○○○
○○県○○市○○町○○ビル○階
TEL: ○○○-○○○-○○○○
FAX: ○○○-○○○-○○○○
E-MAIL:○○○@○○.JP
担当 ○○○○

4.件名には納品書が添付されていることが一目で分かるように隅付き括弧などを使用し、【納品書添付】や【○○株式会社 納品書】と記載しましょう。

5.会社名、部署、氏名などを一番上の段に記載しましょう。

6.メール文章の内容は、以下のポイントを踏まえて作成しましょう。

  • 注文頂いたお礼の文章
  • 納品書を添付したことをお知らせする文章
  • 不明点、不備があった際には連絡をもらえるようにお願いをする文章

7.添付した納品書PDF ファイル名を記載しましょう。

8.差出人名や住所、連絡先を記載しましょう。

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