納品書の訂正方法

2019年9月18日

記入ミスや不備が発覚した際には、修正ペンや修正テープ、二重線を引いて訂正印を押すなどの訂正方法があります。しかし納品書は証憑書類に分類され改ざんを防ぐためにも、修正ペンや修正テープでの訂正は適応されません。納品書に不備があった場合には、以下の訂正方法を行いましょう。

提出前に訂正が必要と判明した場合には二重線を引き訂正印を押すのではなく、正しい内容に訂正したものを改めて印刷し直しましょう。

納品書を提出後に訂正が必要と判明した場合には、相手先に速やかに連絡を入れて誤りがあったことを謝罪しましょう。そのうえで、訂正した納品書を改めて提出してください。訂正後、改めて納品書を提出する場合はファイル名に「再発行」と記載し、文章は以下の内容を記載しましょう。

1件名：【再発行：納品書添付】

2○○株式会社
○○部　○○○○様

3いつもお世話になっております。

先程、電話でもご連絡したように○年○月○日に発行いたしました。
納品書に誤りがございましたことを、お詫び申し上げます。
つきましては、訂正させていただいた納品書を再発行し、メールに添付させて頂きます。

大変お手数をお掛け致しますが、お手元にございます納品書との
お差し替えの上、お手元の納品書は破棄して頂きますよう、お願い申し上げます。

ご査収の上、何卒よろしくお願い致します。

添付ファイル名：再発行○○納品書.pdf

○○株式会社
〒○○○－○○○○
○○県○○市○○町　○○ビル　○階
TEL: ○○○－○○○－○○○○
FAX: ○○○－○○○－○○○○
E-MAIL:○○○＠○○.JP
担当：○○

件名には再発行の納品書が添付してあることが分かるように記載しましょう。
メール文章の上段に相手先の会社名や氏名を記載しましょう。
メール文章の内容は、以下のポイントを踏まえて作成しましょう。
- 誤りがあったことを謝罪
- 再発行したファイルを添付したことをお知らせする文章
- 訂正前の納品書の破棄をお願いする文章
添付したファイル名を記載しましょう。
差出人名や住所、連絡先を記載しましょう。