納品書の保管・保存期間

2019年9月18日

納品書の保管・保存期間

納品書は証憑書類に分類されるため、「取引を行った証明」として定められた期間までの間、保管・保存が義務付けられています。保存期間は法人か個人事業主か、また確定申告の方法が青色申告・白色申告いずれかで異なります。以下がそれぞれの保存期間です。

法人の場合：納品書の保管・保存期間・・・7年

法人の場合には、納品書をはじめとする見積書や請求書などの証憑書類の発行から7年間の保存が義務付けられています。発行日からちょうど7年後が保存期限日であると勘違いされがちですが、「発行年度の法人税申告日」を起算日として考え、「7年後の法人税申告日」までが納品書の保存期間となります。

例：2019年7月1日に納品書発行した場合・・・2020年3月31日が法人税申告日とした場合、7年後の2027年3月31日が納品書の保存期間となります。

個人事業主の場合：納品書の保存期間

青色申告・・・5年
白色申告・・・5年

個人事業主の場合、納品書をはじめとする証憑書類の保存期間は青色申告・白色申告共に5年です。個人事業主の場合も法人と同じように、発行年度の確定申告期限日である3月15日が起算日となり、5年後の3月15日が保存期間となります。
なお、個人事業主の場合、納品書や見積書、請求書といった証憑書類以外の帳票や決算に関する書類は青色申告・白色申告で義務付けられている保存期間が異なります。詳しくは、国税庁HPで確認しましょう。

出典：国税庁HP「記帳や帳簿等保存・青色申告」

納品書は法人7年、個人事業主5年と長期に渡る保存が必要です。年度毎にファイリングし、必要に応じて納品書の確認が出来るように整理しましょう。

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