株式会社パソナテック様 WEB請求書発行システム「楽楽明細」導入事例

パソナグループ内の請求書発行業務の課題をまとめて解決!
毎月74時間の作業時間と年間280万円のコスト削減に成功

株式会社パソナテック様

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事業内容 人材派遣サービス、人材紹介、アウトソーシング事業
導入時期 2018年11月

IT/インターネット分野およびエンジニアリング分野において、エキスパートサービス(人材派遣)事業、プレース&サーチ(人材紹介)事業、アウトソーシング事業を展開されている株式会社パソナテック様。同社では、2016年よりバックオフィス業務全般の集約・効率化を目指し、様々な取り組みをされています。その中で、請求書発行業務の作業時間・コスト削減を目指し、2018年11月に「楽楽明細」を導入いただきました。
今回は、その導入の経緯と効果について、導入を担当されたお二方にお話を伺いました。

株式会社パソナテック様

パソナグループとして請求書発行業務は「楽楽明細」に集約

「楽楽明細」導入検討のきっかけを教えていただけますでしょうか。

パソナグループでは、2016年頃からグループ全体としてバックオフィス業務の効率化を進めています。その一環として、請求書発行業務の効率化を行うため「楽楽明細」の導入を検討することになりました。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか

パソナグループ内では、複数の会社で「楽楽明細」を導入しています。パソナグループ内にて、複数のWEB請求システムを比較検討した上で「楽楽明細」を選定したということと、グループ内で利用するシステムは合わせた方がいいだろう、ということで。求めていた機能もすべて網羅されていましたので、他のシステムと比較することはしませんでした。
実は、数年前に一度、別の請求書発行システムの導入を検討したことがあったのですが、その際は基幹システムへの改修に非常にコストがかかることが分かり断念したんです。今回の導入でも、楽楽明細と請求データを連携する為に一部基幹システムの改修は行いましたが、「楽楽明細」導入によるコスト削減効果を考えると、すぐに回収できる範囲でしたので、導入を決めました。

請求書発行にかかっていた毎月の作業時間74時間を削減!

導入前はどのように請求書発行を行っていたのでしょうか。

当社では、エンジニアの派遣事業を行っており、派遣先の各企業へ毎月1200件程の請求書を発行しています。一部は企業システムを使って発行していますが、それ以外の700件程は委託会社で郵送発行していました。その発送作業には毎月49時間程かかっていましたね。請求書を郵送で送っている企業の中には、PDFデータで送ってほしい。というケースもあったのですが、PDF送付に関しては委託会社で対応することができず、当社の営業担当や事務担当が各々メールで送っていました。その作業には毎月25時間程もかかっていたので、全体で考えると、請求書発行業務に毎月74時間かかっていた計算になります。

毎月の作業を74時間削減できたのは大きな効果ですね!

そうですね。郵送で送っていた請求書をWEB発行に切り替えられたこともあり、コストで考えると年間で約280万円も削減することができました。工数削減、コスト削減の両面から、非常に大きな効果が得られたと思っています。

85%のWEB化に成功!取引先へのご案内もスムーズに

取引先様へのWEB発行についてのご案内はスムーズに進みましたか?

そうですね、スムーズに進んだと思います。10月に書面でWEBへの切り替えの案内を送り、11月に楽楽明細の利用登録機能(WEB上でメールアドレスをお客様が自分で登録できる機能)のご案内をしました。ご案内したうちの85~86%はWEB発行に切り替えることができました。ご案内をした翌月から3ヵ月ほどで、取引先様にご案内先のメールアドレス等を登録していただきました。書面での案内だけでは登録されていない一部のお客様については、「楽楽明細」上で、未登録の取引先様を抽出することができますので、未登録分については担当の営業に頼んで登録を促すようにしてもらいました。

「痒い所に手が届く」充実した機能が嬉しい

「楽楽明細」で便利と思われる機能はありますか?

たくさんありますよ。導入時、「こんな機能があったらいいね」というものはほぼカバーされていたので驚きました。しかも細かいところまで設定できるところが良いですね。例えば、帳票をダウンロードしていない方へ自動でメール通知する機能があるのですが、メールの文面はもちろん、発行日から何日後に送信するのか、送信頻度を何回にするのか、というところまで自分たちで設定することができます。基本設定についても、例えばパスワードの桁数をどうするのか、有効期限をどうするのか、どの管理者にどこまでの権限を付与するのかなど、細かく決められます。「痒い所に手が届く」と言いますか…実際の運用シーンを想定された機能が揃っていると思います。

サポートの方には1から10まで教えていただいた

サポートの体制はいかがでしたか?

導入後のサポートがとてもよかったです。非常に安心感がありました。

どういったことを問い合わせされましたか?

初期設定の方法については、1から10まで教えていただきました。画面を見ながら手順を1つずつ説明していただき、すべてサポートしてもらいながら設定を進めていきました。運用が始まってからはお問い合わせする機会もなくなりましたが、当時は、ほぼ毎日電話していましたね。一度教えていただいたことを忘れてしまってまた連絡したり…しつこいと思われているかなと思いましたが(笑)、丁寧に対応していただけたので、感謝しています。

今後も積極的に業務効率化を進めていきたい

今後について何かご要望などはございますか?

今後もグループ全体でバックオフィス業務の効率化は進めていきます。今は、勤怠管理の業務を効率化したいと思っているので、ぜひそういった機能や製品があれば紹介していただきたいです。今後ともよろしくお願いします。

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